Animer sa communauté

De Movilab.org

Description: Savoirs pratiques sur l'animation d'une communauté en tiers-lieu(x).

Catégorisation du document
  • Type de document: Contenu autonome de formation


  • Maturité: Démarré
Identité du document
  • Date de dernière mise à jour : 2019/12/10
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Qu'est ce qu'une communauté

  • C'est quoi ?
  • Représentation : Carte d'orientation de la communauté.
  • A quoi ça sert ?
    • Une communauté sert à diffuser de l’information
    • Une communauté sert à s’entraider et à monter en compétence collectivement
    • Une communauté sert (si possible) à faciliter des projets collectifs. Comme nous l’avons vu, les projets collectifs ne sont pas indispensables à la communauté, mais ils apportent beaucoup de vie
    • Une communauté sert (parfois) à développer de l’intelligence collective.

Principes de coopération

  • Voir partie "clefs de départ" dans Gouvernance
    • Un premier aspect contre intuitif : le choix a posteriori (imprévisibilité et abondance) et l'autorisation à priori (confiance !)
    • La taille des groupes et les rôles des membres
      • Les niveaux d'implication
      • Dans des groupes de plus de 12 personnes le pourcentage de personnes actives est assez constant :
        • Les proactifs (entre 1 et 5 %).
        • Les réactifs, (entre 10 et 20 %)
        • Les autres sont soit observateurs, soit inactifs (jusqu’à 90%)
    • La stigmergie
    • Prezi de Jean Michel Cornu
  • Des outils d'intelligence collective / d'animation de groupe
  • Connaitre sa communauté : Holoptisme / Anoptisme.

Savoir animer ses réunions :

Différents types : Information / concertation / Co construction / Co-décision

  1. Introduction : Cadre de sécurité / Intention de la réunion / Cadre horaire / Intégration des nouveaux membres / Synthèse des étapes précédentes / Ordre du jour
  2. Favoriser l'émergence : Metaplan / Boule de neige / Forum ouvert / WorldCafe / 6 chapeaux de bonos / Débats mouvants, etc... / Théâtre forum ...
  3. Convergence  : Processus de décision  : Vote pondéré / Gestion par consentement / Consensus / Vote majoritaire / Élection sans candidat. Cf page Gouvernance
  4. Conclusion : Synthèse / Évaluation / Premier pas / Fin

Gestion des notes : Framavox ? Loomio ? Document en ligne permanent de type "journal de bord" ? Bilan sur l'outil de discussion ?

Poser un cadre propice

Exemples :
  • Chacun a le droit de penser ce qu'il pense et de l'exprimer 
  • Non jugement et bienveillance
  • Principe de désaccord fécond : Il ne s'agit pas d'écraser les différences mais de construire la richesse issue de ces points de vue différents
  • Co-responsabilité : L’animateur propose un processus et une direction mais le voyage se fait ensemble et on peut négocier les étapes, les détours
  • Respect de la prise de parole et écoute active
  • Chercher à se faire comprendre et non à convaincre
  • Vigilance, prise en compte des inégalités de situation
  • Non dévalorisation de soi et des autres
  • Les personnes présentes sont les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment
  • Personne n’a raison, chacun a son point de vue
  • Accepter que l’autre a une idée différente ne veut pas dire renier ma propre idée 
  • Souveraineté individuelle
  • Prise de parole concise et claire centrée sur le sujet abordé

Point sur les méthodes de facilitation.

Identifier sa communauté

Manifeste un intérêt ou non / Peut payer ou peut s'impliquer ? Charte / outil de référencement des compétences.

Connaissance des membres et de leurs compétences

  • Prendre un temps avec chaque membre : Se sentir accueilli dans l'espace. Créer du parrainage ?
  • Cartographie des compétences (cf modèle coop tiers lieux) et des acteurs
  • CRM/ERP pour gérer les contacts et pouvoir diffuser des newsletter et autre.

Augmenter ses membres

  • Loi de MetCalfe : Loi qui stipule que « l’utilité d’un réseau est proportionnelle au carré du nombre de ses utilisateurs »
    • Imaginez que vous soyez le seul à avoir un téléphone sur la planète ; il vous sera alors de peu d’utilité. 
    • Si nous sommes deux, nous pouvons commencer à l’utiliser. 
    • Une troisième personne ouvrira la porte à trois possibilités d’échanges, et ainsi de suite... 
    • Le nombre de personnes pouvant échanger entre elles croît chaque fois que la communauté s’agrandit.

Faire vivre sa communauté

Energiser

Se rencontrer

Le cadre

  • Un cadre qui permet à chacun de connaitre la raison d'être de la communauté et des principes d'action ?

Activités

Informations

Rencontres

Discussions entre les rencontres

Espace de partage (Carnet de bord ? Tableau ? Wiki)

Organisation d'une communauté :

Noyau dur / La rencontre / Moyens d'animation / Inviter

Vie d'une communauté :

    • Semaine après semaines
    • Moments clés : L’essoufflement , La vague de désabonnements, La crise d’adolescence du groupe, La transmission des tensions, Le troll sort du bois , Le départ d’un rôle clef
    • Equilibre : Priorité à l’humain ou priorité à la cause, ce que l’on dit ou ce que l’on fait, identité et évolution, limites infranchissables et objectifs pour une direction souhaitable
    • Gouvernance (sociocratie/holacratie...) cf page Gouvernance
    • Moments festifs, conviviaux. rites.

Améliorer les services qui facilitent l'animation de communauté

Comment démarrer sa communauté avant d'avoir son espace

  • Créer la charte / Régler la question des valeurs
  • Commencer à documenter, créer son carnet de bord.
  • Création de personna : Créer les personnages de notre future communaut
  • S'amuser avec le cahier d'activité tiers-lieu : Trouver un nom pour fédérer la communauté. Trouver le logo et permettre à la communauté de choisir. Décrire le projet / Débattre sur les apports de la participation dans la gestion du lieu / Définir les actions à engager, définir des rôles, etc...
  • Créer des rencontres régulières
    • Organiser une réunion chez lui où il invite une nouvelle personne avec la communauté
    • Créer des animations éphémères pour tester des activités à venir.
    • Organiser une sortie avec répartition des rôles : Mise en expérience de la gestion du futur tiers-lieu
    • Organiser des apéros, organiser des afterwork
    • Organiser des formations à tour de rôle (Cuisine, traitement de texte...), des ateliers.
    • Visiter d'autres tiers-lieux.
  • Créer un sprintbook : Rédaction collective d'un livre
  • Trouver un espace transitoire : Lieu concret ou utiliser un lieu existant comme un café ?
  • Commencer à mailler le lieu avec son territoire, négocier les tarifs, etc...
  • Financièrement :
    • Collecter de l'argent : Exemple adhésion avec 5 / 10 € / 15€ pour collecter.
    • Préparer le crowdfunding

Les risques de cette période :

  • Amener des discussions sur quelque chose qui n'est pas encore assez tangible : Cela peut créer beaucoup des frustrations.
  • Recruter un animateur à plein temps : Risque qu'ils se retrouve à faire de l'administratif / gestion de projet et ne trouve pas assez à faire, ou alors essaye de booster la communauté sans le pouvoir vraiment car pas d'espace. Risque de dévoyer la fonction de facilitateur.
  • Projets concurrents ? Comment faire ?

Rôle dans l'animation de la communauté

  • Pour animer la communauté, 3 rôles que l'on peut retrouver :

Facilitateur

    • Il s’intéresse au lien entre la communauté et ses différents projets.
    • Il n’a pas besoin d’être expert et pas besoin non plus d’une grande légitimité 
    • Il doit être proactif
    • Il doit connaitre le canal d’info de chaque personne à contacter
    • Il prend l’initiative , va chercher l’info
    • 1h/semaine suffit
    • Si trop de projets : il prévoit d’autres facilitateurs
    • Il voit les infos manquantes
    • Il voit si le groupe s’essouffle
    • Il se fixe un point dans son agenda pour assurer ce rôle 1 fois/semaine
    • Il doit connaître le canal de communication privilégié de chaque personne à contacter 
    • Le facilitateur a donc un rôle critique : suivre proactivement l’état actuel du groupe (actions, projets, prochaine réunion...). ===

Référent

    • Il fait vivre le projet et il est en contact avec le facilitateur 
    • Il gère les contraintes liés au projet
    • 3 questions du facilitateur au référent 
      • Quelle est la prochaine étape du projet ?
      • Contrairement à l’objectif du projet, la prochaine étape est réalisable dans un temps court et permet de faire avancer le projet.
      • Quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ?
    • A-t-il partagé ces informations avec le reste de la communauté ? Si, au bout d’un certain laps de temps, le référent n’arrive pas à partager les informations, le facilitateur peut le faire à sa place, mais il est bien plus intéressant pour la vie de la communauté d’avoir plusieurs porteurs de projets qui informent la communauté. Facilitateur = artisan de la symbiose entre la communauté et les projets ouverts

Leader

    • Ils favorisent le développement de la communauté. 
    • Idéalement, ils doivent être amplement connus pour susciter de nouvelles recrues au sein de la communauté et suffisamment légitimes pour servir d’arbitre en cas de problème.
    • En règle générale (mais pas toujours), les leaders sont les fondateurs de la communauté.

Les tâches et rôles

  • Pouvoir jouer pas à pas différents rôles
  • Tableaux
    • Craie
    • Velleda
  • Rôles et tâches
    • Les rôles sont pour une durée longue (exemple : chargé de la gestion du réseau)
    • Les tâches ont un début et une fin.
  • Organiser des temps autour des tâches et rôles
    • Répartition des tâches (Kanban...)
    • Répartition des rôles (RACI)
    • Holacratie à voir dans la partie Gouvernance
  • Partage des rôles et tâches
    • question de la rémunération  ?
    • Question du statut social '

La notion de membre

  • Membres au niveau juridique ou membre au niveau de la contribution au lieu ?
    • Questionner la différence entre un associé de la coopérative ou un membre de l'association et un usagé du lieu ?
      • Quels sont leurs rôles et leurs contributions ?

Modèles de guides d'accueil

  • Exemples de guides d'accueil
  • Type d'info :
    • Gestion entrée, lumière, chauffage, approvisionnement café-pq-thé, ménage etc...
    • Wifi, etc...
    • Gestion des réservations, de l'accueil
    • Gestion des repas, restaurants dans le coin ou épiceries et boulangerie à proximité..
    • Gestion du frigo, de la cafetiére, de la cuisine, des déchets, composts, etc...
    • Gestion des imprimantes et des impressions
    • Fonctionnement de la contribution
    • Infos sur les acteurs autour (cf base presdecheznous)
    • FAQ !
    • information sur le système d'information !
    • Les numéros importants.
    • Les projets...

Assurer le trombinoscope

  • Modèles de trombinoscopes au top :

Assurer son affichage !

Se relier avec son territoire

  • Travailler son ancrage local : tissage de liens avec les entreprises et acteurs autour, négocier des tarifs dans les commerces autour, favoriser les échanges, etc...
  • https://presdecheznous.fr/

Outils numériques de coopération

  • Généralistes : Voir page Contribution du wikibooks et page Gouvernance
    • Principaux :
      • Agenda partagé
      • Espace de partage de connaissance
      • Espace d'échange (chat / liste discussion...)
      • Espace de partage de fichiers
      • Framadate
      • Outils de prise de décision
      • Outils de sondage pour recueillir (enquête...e)
      • Etc...
  • Dédiés au tiers lieux :
    • Dokos.io :
      • Logiciel open source complet de gestion de l'information sur sa communauté

Les chartes

Mobilité et tiers lieux

  • Plus d'offre de service
  • Faire du hors les murs
  • Partenariat avec entreprises
  • Partenariat avec covoiturage
  • Penser aux SMS. pour communiquer.
  • Pass Tiers Lieux
  • Se brancher aux données des plateformes de mobilités (covoiturage) et les rendre visible dans l'espace.
  • Abonnement qui favorise une pratique régulière.

Les CGU ?

Les tarifs

  • Les construire avec les membres ?
  • Penser les formules pour favoriser l'implication ? Mixer les types d'usagers pour équilibrer le lieu (ex: une partie tout le temps sur place, une partie plus nomade)

Ressources

Guide animateur Jean Michel Cornu