Petit guide d’organisation et d’animation d’une résidence contributive de travail à distance

Dans cet article nous avons choisi d'utiliser le féminin et le masculin une fois sur deux pour peupler notre imaginaire de la contribution des deux genres.

Retrouvez un exemple d'application de ce petit guide pour la résidence contributive à Movilab en mars 2020.

Cette page est un guide de réfèrence.

Axée sur l’information, elle décrit la conception réalisée. Elle vise l’exactitude, donc la vérification et l’ajout de sources, et à être complète grâce à vos contributions .

• Elle est semblable à un article d’encyclopédie de référence tel que Wikipedia
• Voir le répertoire des Guides de référence dans Movilab

Présentation du document

Ce document vise à guider les personnes souhaitant concevoir et animer une résidence de travail contributive autours de leurs ressources et projets. Une résidence de travail contributive est spécifique dans la nécessité de mettre rapidement des personnes qui ne se connaissent pas en production commune autour d'une ressource. Pour ce qui relève des bonnes pratiques d'animation d'un temps collectifs dans un format distanciels voici des ressources inspirantes :

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Le guide pour réussir sa visioconférence.

Glossaire

Résidence : Un temps continu, défini et délimité de travail et de production (pas de discussions.)

Ressource : La chose qui réunit les contributeurs ; la raison de la résidence est d’améliorer la ressource.

Chantier : Une tâche ou un ensemble de tâches qui ont été catégorisées sous un intitulé.

Contributeur : La personne qui travaille sur la ressource pour l’améliorer, relativement autonome dans son travail.

Facilitation : L’action de fluidifier et réguler les temps collectifs d’échange.  

Demander mandat : Il s’agit d’un réflexe de demander l’autorisation au collectif (à la volée lors d’une visioconférence ou de manière très formelle sur un espace dédié (type framavox)) qui relève plutôt d’une symbolique de prévenir le collectif que l’on va faire quelque chose. Cela permet à un membre du collectif de pouvoir bloquer votre progression (pas forcément parce qu’il n’est pas d’accord, il peut par exemple estimer que ce n’est pas le bon moment, ou penser qu’un impact négatif n’a pas été intégré, avoir des doutes sur l’intérêt, etc.).

En amont de la résidence

Préparer l’infrastructure. 

[Identifier quels sont les usages nécessaires et quels outil pourront y répondre.]

Page ressource : Conciergerie numérique

Les modes de travail contributifs et ouverts ont des spécificités :

• Personne ne décide de qui fait quoi ou ne répartit les tâches ; les contributeurs décident d’explorer un chantier qui leur tient à coeur ou se saisissent d’un chantier qu’on leur propose.
• Les contributrices peuvent intégrer la dynamique à n’importe quel moment et en sortir à n’importe quel moment.
• Les contributeurs ne se connaissent pas forcément.
• Les contributrices apprécient peu les solutions propriétaires

En tant qu’organisatrice vous aurez donc besoin d’offrir la possibilité :

• de tchater en temps réel avec tout le monde et en petit groupe.
  • Pour obtenir rapidement une réponse technique
  • Pour débattre et choisir des orientations
  • Pour laisser des traces des discussions qui ont alimenté l’avancement du chantier.
• d’échanger par audio en temps réel avec tout le monde et en petit groupe.
  • Pour se rencontrer et se voir, se ressentir 
  • Pour débattre et choisir des orientations
  • Pour les temps de synchronisation et de mise en mouvement collective
• d’informer quels sont les chantiers à mener ou en cours.
  • Pour pouvoir orienter sa contribution, rejoindre un groupe de travail
  • Pour pouvoir proposer de nouveaux chantiers
• de documenter l’état d’avancement de chaque chantier.
  • Pour comprendre les choix et les orientations du chantier
  • Pour savoir ce qui a été produit et pouvoir donner un avis

Définir une organisation des temps et les rituels. 

[Définir la durée et la fonction des créneaux et proposer des modes de faire calibrés]

Vous devez positionner des temps collectifs en visioconférence :

• des temps d’accueil [30 - 45 minutes]
  • Pour rencontrer les contributeur.ice.s
  • Pour outiller et expliquer le mode de fonctionnement de la résidence
• des temps de synchronisation et mise en mouvement opérationnelle [15 - 45 minutes]
  • Pour faire une rapide revue de chantier
  • Pour demander de l’aide, un soutien technique, des idées
  • Pour obtenir des feux verts rapides pour poursuivre
• des temps d’échanges et de discussions sur un sujet identifié [15 - 75 minutes]
  • Pour identifier les enjeux et les tensions sur un sujet précis
  • Pour explorer les scénarios possibles et formuler les arguments en faveur de chacun à partir d’un sujet précis. 

Vous devez choisir ou inventer des rituels qui rythment la résidence :

• de convivialité ; partager des repas, prendre un apéro, aborder des sujets hors résidence en temps de pause, etc.
  • Pour tisser des liens et consolider votre communauté
  • Pour rythmer les journées ; donner des espaces de respiration et remotiver les contributeurs
• de clôture des journées ou de la résidence ; 
  • pour remercier
  • pour mettre en valeur des contributions
  • pour se projeter collectivement sur les suites 

Définir des modalités d’accueil continu. 

[Savoir qui accueille qui et comment pour faire quoi]

Vous devez d’abord qu’elle est la politique d’accueil de votre résidence. Est-elle une résidence de travail de l’équipe projet et l’accueil sert uniquement à créer de la convivialité avec quelques partenaires qui rejoignent la dynamique sur la durée de la résidence ou est-elle une occasion de faire rentrer de nouvelles contributrices ? Vous devez définir approximativement quel va être votre niveau d’investissement dans l’accueil et cela va influencer vos communications et le mode d’invitation des participants.

Vous devez ensuite préparer deux niveaux d’accueil 

1. D’abord l’accueil dans la résidence
   • Convivialité et présentation individuelle
   • Explication des modes de fonctionnement
   • Présentation rapide des chantiers en cours 
2. Puis l’accueil dans le chantier
   • Explication de l’état d’avancement
   • Inventaire des actions à mener
   • Synchronisation avec les autres membres du chantier.

Préparer des espaces de légitimité. 

Si votre résidence contributive est ouverte à des personnes qui débutent dans la contribution ou qui n’ont jamais contribué à votre ressource, elles vont avoir du mal à trouver leur mode de contribution (si elles n’ont pas les compétences techniques pour modifier la ressource ; exemple des wiki) et/ou ne pas se sentir légitime à modifier la ressource. 

Vous devez alors imaginer des “terrains de jeux” qui puissent accueillir le travail de ces nouveaux contributeurs et contributrices. Créez des espaces contributifs accessibles qui posent un certain nombre de questions ou invitent à produire un certain type de contenu. Vous allez ainsi générer un espace de légitimité dans lequel les contributeurs pourront s’investir.

Le jour de la résidence

Facilitation des temps collectifs en visioconférence

Conseils généraux

Chaque temps est un temps dédié. Ne mélangez pas les usages. Précisez de quel temps il s’agit et quelle est sa finalité au début de chaque temps collectifs.

• Si une nouvelle contributrice débarque lors d’un temps qui n’est pas un temps d’accueil ; vous ne l’accueillez pas à ce moment là. Vous concluez seulement la brève présentation de la finalité de ce temps par un message au nouvel arrivant en lui indiquant que quelqu’un l’accueillera à l’issue de ce temps, ou si personne n’est volontaire ou disponible, lui indiquer l’horaire du prochain temps d’accueil.

La régulation doit être encore plus rigoureuse à distance qu’en présentiel. La tolérance des participants à la dérive du sujet ou aux prises de paroles longues est inférieure à distance. Le collectif attend du facilitateur qu’il intervienne rapidement en coupant la parole de la contributrice qui dérive ou qui rentre trop dans des détails.

• Quels que soient les types de temps collectifs en visioconférence nous préconisons des prises de parole succinctes de 30 secondes à 2 minutes grand maximum. Exemple : le contributeur se limite à l’explication d’un point, la contributrice liste plusieurs points sans rentrer dans le détail. En cas d’exceptions, le contributeur (ou la facilitatrice) demande mandat au collectif. 

La facilitatrice des temps de visioconférence doit avoir été identifiée au préalable. Elle peut demander mandat symboliquement au collectif au début de chaque temps. La facilitation peut se faire à deux ; quelqu’un en charge et un second en soutien pour couper la parole au bon moment ou réguler lorsque le facilitateur en charge ne parvient pas à le faire. 

Les modalités de prises de compte rendu et de rapports des avancements doivent être définies en amont et partagées avec l’ensemble des participants. La prise de note des temps collectifs en visioconférence se fait par une personne sur le document partagé général de la résidence voire sur celui du projet de la ressource. Il permet ainsi à l’ensemble des participants d’y contribuer et de voir au fur et à mesure les prises de décisions/notes.

Animer les prises de paroles ou travailler en tours de tables rapides dynamiques.

Animer les prises de parole : le facilitateur orchestre le temps de prise de parole, il pose les questions, donne la parole et oriente l’échange. Cela est adapté à un temps synchronisation et mise en mouvement opérationnelle. La facilitatrice donne la parole à chaque référent en reprécisant à chaque fois le format de prise de parole (exemple : 1 minute pour dire où vous en êtes et 1 minute pour expliquer la suite).

Tours de tables rapides dynamiques : on invite tout le monde à s’exprimer (ou pas) sur une question, un problème, un sujet. Le facilitateur s’exprime et passe la parole à un contributeur qui s’exprime puis passe lui-même la parole à un autre contributeur, etc. Cela est adapté  au temps de présentation individuelle aux rituels d’ouvertures et de clôtures aux temps d’échanges et de débats

La gestion des aléas.

• Une personne non contributrice débarque dans la résidence. Quelqu’un tombe ici un peu par hasard au gré de ses pérégrinations et imagine qu’il s’agit d’une conférence ou d’un temps de discussion. Vous ne le savez pas forcément à priori. Si un membre du collectif souhaite informer cette personne et échanger avec elle, il lui propose un temps dédié à l’issue du temps que vous animez. Sinon vous signalez à cette personne qu’il s’agit d’une résidence de contribution et d’amélioration de la ressource et si le sujet l’intéresse, elle pourra retrouver la documentation ici. 

Certains contributeurs refusent d’utiliser certaines parties de l’infrastructure, certains outils de travail. Cela peut être par flemme mais plus souvent par hygiène numérique (Choix politique ? )(éthique de non utilisation de solutions propriétaires par exemple.) Vous devez repousser la gestion de cet aléa à l’issue du temps dédié puis identifier avec ces personnes les modalités de contournement (elles vous envoient des contenus que vous agrégez dans les outils à leur place par exemple.)

Faciliter le lancement et l'accueil

Rappeler la nature de ce temps d'échange et les règles du jeu : Il s'agit d'un temps de lancement de la résidence et d'accueil des contributrices pour lequel nous nous donnons 15 minutes. Bienvenu à tous, cette résidence est organisée par [...] dans le cadre de [...] et l'objectif que nous nous fixons est de [...], elle est destinée à tel type de contributeur et nous fournirons tel type d'effort pour accueillir les profils plus éloignés. Nous allons passer au tour des présentation, puis nous vous présenterons le mode de fonctionnement et enfin nous répondrons à vos questions.Chaque participant indique qui il est et ce qu'il a envie d'apporter et de faire pendant la résidence en 30 secondes environ. [Tour de table] > [Présentation de l'infrastructure et des modalités de prise de compte rendu et de rapports d'avancements, du planning prévu et des rendez-vous principaux] > [Questions]

Si le premier tour de table a déjà permis d'identifier des envies de contributions communes, les groupes quittent alors la rencontre et commence à échanger sur le chat ou sur une visioconférence différente. Pour faciliter cela on peut lancer un appel : Lesquels d'entre vous savent ce sur quoi ils ont envie de se lancer ? Merci de préciser cela et d'indiquer où et quand vous rejoindre.

Pour celles et ceux qui ne se sont pas projetés, on poursuit la visioconférence en leur présentant les espaces de légitimité que l'on a imaginé en amont de la résidence.

Faciliter les briefings opérationnels ; les temps de synchronisation et mise en mouvement opérationnelle

Rappeler la nature de ce temps d'échange et les règles du jeu : Il s'agit d'un temps de synchronisation et de mise en mouvement opérationnelle qui en doit pas dépasser 30 minutes. Chaque référent prend une minute pour expliquer où en est le chantier (pas forcément tout ce qui a été fait et pensé depuis la dernière fois) puis une minute pour expliquer les suites envisagées et les besoins. Les questions acceptées sont sur la compréhension de l'état d'avancement du chantier. Si vous voulez en savoir plus pour rejoindre un chantier, merci de le faire après ce temps.

Faciliter les temps d'échanges et de débats

Rappeler la nature de ce temps d'échange et les règles du jeu : Il s'agit d'un temps d'échange et de débat pour lequel nous avons fixé une durée de [...]. Chacun s'exprimera une minute à propos de la présentation du sujet qui va suivre. Si vous ne souhaitez pas vous exprimer vous passer la balle directement à un autre participant. Nous effectuerons deux tours de table puis nous passerons à des échanges et des rebonds. Voici le sujet : [...]

Exemple d'application

Retrouvez un exemple d'application de ce petit guide pour la résidence contributive à Movilab en mars 2020.