DOKOS Logiciel libre de gestion et réservation pour tiers lieux

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Outil open source de réservation de salle et espace de coworking pour tiers-lieux.
Logiciel open-source de gestion de tiers-lieux basé sur l'ERP Dokos (Fork d'ErpNext) : https://dokos.io/tiers-lieux

Le logiciel permet de la réservation de salle, d'espace de coworking et de machines selon un agenda.

Il intègre les fonctions de gestion comptable, de facturation, de devis mais peut aussi servir de boutique en ligne et de site internet pour le tiers-lieux.

Il permet le paiement en ligne, l'envoi automatique de factures et abonnement. avec des accès possible par API pour des applications externes (badges, etc...)

Des développement sont en cours pour améliorer son usage auprès des différents tiers-lieux ainsi que la production d'une documentation.

Espace de discussion pour échanger sur le forum : https://forum.tiers-lieux.org/t/echanges-sur-erpnext-dokos-erp-open-source-adapte-pour-gerer-des-tiers-lieux/224

Document sur l'histoire du projet ici

   

Reservation.png Thème : Gestion

Tags : ERP


        Acteurs qui utilisent ou souhaitent utiliser ce Commun :

Besoins: Point intéressant et non négligeable pour développer un modèle économique basé sur les compétences de votre tiers lieu, si vous savez installer et configurer Dokos pour vous, vous saurez le re-faire pour des associations, des commerçants, des artisans, des TPE... utilisant ou bénéficiant de votre tiers lieux.  



 

Documentation

Ampoule.pngCette page est une documentation explicative

Vous pouvez partager vos connaissances en l’améliorant (comment ?).
Axée sur la compréhension, explique, fournit des renseignements généraux et le contexte.

  • Elle est comparable à un article sur l’histoire sociale de la tomate ou l’histoire sociale culinaire. Exemple : Wiki des communs (documentation empirique et théorique)
  • Répertoire: Toutes les pages de ce wiki de type Explication
Support : Le portail dédié à la documentation et aux codes sources


Soutiens

DOKOS - ERPNEXT

En plus de permettre la boutique en ligne avec paiement stripe ou autre, Dokos est aussi une application permettant de gérer la comptabilité, la facturation, les devis, la gestion des membres, etc.... Bref, c'est un ERP avec beaucoup de fonctions activables avec une forte communauté de développeurs, un langage et un code moderne et adaptable sans trop de contrainte, des mises à jour simples et une approche de développement plus libre que chez Odoo (cf comparatif)

FAQ

Quelle est la difficulté de la gestion de cet outil pour des « non-informaticiens », mais des utilisateurs un peu avertis

Je pense qu'une fois pris le pli, il est assez appropriable. Mais il faut un temps d'apprentissage. Voir la démo ici : https://dokos.io/tiers-lieux

L’administration de l’outil est bien gérable à distance ?

Oui, tout est en ligne. En fait Dokos fait beaucoup de choses déjà en tant qu'ERP (paiement en ligne, comptabilité, facturation, devis, base de données usagers, etc...)

Dokos inclue le paiement en ligne avec Stripe, paypal etc directement après la commande mais aussi des paiements SEPA. Un lien peut aussi être envoyé ensuite par mail avec le lien direct vers le paiement en ligne. On peut aussi ajouter d'autres moyens de paiements.

Hébergement

  1. Il est possible de se faire héberger le site par Dokos.io. C'est à privilégier à ce stade pour ce souhaitant une qualité de service irréprochable.
  2. Il est possible d'héberger vous même la solution (cela demande un temps de montée en compétence et des personnes pouvant faire l'infogérance)
  3. La compagnie des tiers lieux (contact [[1]]) propose un hébergement de l'application pour les associations et coopératives en mutualisant les coûts dans une démarche associative, avec toutefois une qualité de service moindre que Dokos . Le coût de l'hébergement se situe entre 20 et 40€ par mois mais avec peu de service. Des ateliers d'échanges de pratiques sont mis en place si les gens les organisent entre eux.

Quid d’éventuelles mises à jour ?

L'hébergement comprend en général la mise à jour de l'application. Les évolutions de l'application sont rapides avec beaucoup de nouvelles fonctions dont bénéficient tous les lieux utilisant Dokos.

Présentation de Dokos dans le catalogue des communs

(Présentation succincte)

Dokos est un ERP (pour Entreprise Resource Planning). Il centralise, gère et interprète les données de vos activités. Le but ? faciliter la gestion des flux en automatisant l’utilisation des données. Dokos permet d’éviter les erreurs, les doublons (voire les oublis) et surtout, de gagner énormément de temps.

Un exemple pour mieux comprendre.

Samia accueille Sylvain dans son Tiers-Lieu. Avec Dokos, elle collecte son adresse mail, son numéro de téléphone et ses informations de facturation au même endroit. Ce qui permettra à Sylvain de réserver plus facilement une salle de réunion et à Timéo, à la gestion comptable, de lui envoyer directement la facture par mail.

Dokos est-il fait pour vous ?

ABSOLUMENT :

  • Si votre tiers-lieu à au moins xxx usagers.
  • Si vos activités génèrent beaucoup de flux (des factures à envoyer, des réservations à centraliser, de nombreuses inscriptions, etc).
  • Si vous devez gérer un stock.

MOINS :

  • si le poste de gestion est tournant.
  • si vous êtes au commencement de votre projet et que vous n’avez pas encore une très bonne vision de vos activités.
  • si vous avez décidé d’externaliser la gestion (tout simplement).

Débuter avec Dokos.

Dokos nécessite un temps de configuration assez conséquent et doit être pris en main par des personnes avec de bonnes connaissances en gestion, en comptabilité et/ou en bureautique. Il vaut donc mieux former une ou plusieurs personnes à l’outil pour qu’il soit efficace sur le long terme. Mais une fois implémenté, il permet un gain de temps considérable.

Envie de passer à l’action ?

  1. Participez à un temps de présentation de Dokos lors du prochain Comm’un Lundi à 13h. Plus d’infos
  2. Parlez-en avec votre collectif pour allouer du temps, du budget et des ressources humaines à ce projet pour les prochains mois.
  3. Rencontrez un professionnel Dokos en visio, évaluez ensemble la solution d’accompagnement la plus adéquate et recevez un devis.

Hauts de France : Antoine Maas - [[2]]

Reste de la France : Charles-Henri Decultot - [[3]]

Combien ça coûte environ ?

Le coût en temps et en argent de la prise en main de cette outil va fortement varié en fonction de vos compétences de gestion d'administration et de configuration d'un logiciel de gestion.

Quelques ordres de grandeur :

- Vous répartissez la charge de gestion et de saisie comptable sur les deux personnes les plus proches de ces métiers avec quelques heures dédiées par semaine. Les membres du collectif sont volontaires mais pas toujours à l'aise avec le numérique : Une mise à niveau en gestion 1000€ + Un accompagnement à la configuration 2500€ + Formation des membres 2000€ + SAV 1000€ + Hébergement de la solution (20€/mois) = 7000€ l'année de la prise en main. Un engagement de deux heures par semaine pour les deux membres qui doivent prendre l'outil en main pendant environ 3 mois.

- Vous disposez d'une responsable administrative et financière à mi-temps. Les membres les plus impliqués de votre collectif connaissent le pilotage budgétaire et les problématiques de gestion. Vous êtes en mesure de concevoir vous même un cahier des charges et de former les membres de votre collectif. 3000€ d'accompagnement + 100€/mois hébergement et SAV. Un engagement de la RAF d'une journée par semaine pendant un mois puis de deux heures par semaine pendant 4 à 6 mois.

Sinon, voici d’autres solutions :

D’autres pistes

D’autres outils

  • Plus simple - Airtable par la Smalah (pas documenté dans le catalogue pour l’instant)
  • Avec une plus large communauté d’usagers - Odoo (documenté dans le catalogue)

Veille

Comparatif des solutions pour les tiers lieux