Installation de Dokos à la Fabrique des Possibles

Ce document a pour objectif de résumer les étapes de déploiement du logiciel Dokos au sein de La Fabrique des Possibles à Vandoeuvre-les-Nancy

• Contributeurs: Charles-Henri Decultot, Louise Voreux
  
• Organisations qui contribuent : Fabrique des possibles
  

   

Thème : Gestion

Tags : Dokos

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Introduction

La Fabrique des Possibles est un tiers-lieu situé à Vandoeuvre-lès-Nancy, et labelisé Fabrique Numérique de Territoire. Dans le cadre du déploiement de ses activités, la Fabrique travaille sur la mise en place d'une instance Dokos, logiciel libre de gestion et réservation pour tiers-lieux.

Ce document résume les étapes de la mise en œuvre :

Première étape : découverte

Le 26 octobre 2021, en présence de l'équipe de la Fabrique des possibles et de Charles-Henri Decultot, fondateur de Dokos. Temps de travail : 2h

• Présentation de l'interface de Dokos, et ses possibilités
• Recensement des besoins prioritaires de la Fabrique : gérer les réservations de l'espace de coworking en fonction des différentes formules d'abonnement, éditer factures et devis

Deuxième étape : installation

Le 26 novembre 2021, en présence de l'équipe de la Fabrique des possibles et de Charles-Henri Decultot, fondateur de Dokos. Temps de travail : 3h

• Premiers paramétrages techniques :
  • mise en route d'une instance Dokos, rattachée au nom de domaine de la Fabrique
  • création des comptes utilisateurs
  • exploration des "articles"
  • présentation des "centres de coûts" afin de pouvoir réfléchir au plan comptable qui sera lié à Dokos

Suite à ce premier temps de travail, il a été convenu d'une personne référente de Dokos dans l'équipe, qui montra donc en compétence pour paramétrer et administrer l'instance de la Fabrique. C'est elle qui se chargera ensuite d'accompagner le reste de l'équipe dans l'usage de Dokos.

En amont du troisième temps de travail, la personne référente à travaillé 1h sur plusieurs points fixés lors de ce premier échange :

• explorer l'interface
• créer des articles (dans le cas de la Fabrique, les espaces à réserver), et les paramétrer
• réaliser des photos et descriptions pour les articles

Troisième étape : prise en main

Le 2 décembre 2021, en présence de la personne référente pour la Fabrique des possibles et de Charles-Henri Decultot, fondateur de Dokos. Temps de travail : 2h

• Création des groupes d'articles
• Paramétrage du calendrier de réservation
• Découverte des format de devis

Après ce temps de travail en commun, la personne référente à également travaillé 30min en autonomie sur la mise en page des devis et factures.

Quatrième étape : paramétrages

Le 18 janvier 2022, en présence de l'équipe de la Fabrique des possibles et de Charles-Henri Decultot, fondateur de Dokos. Temps de travail : 3h

• découverte des fonctionnalités de crédit de réservation
• découverte des fonctionnalités d'abonnement

A l'issue de ce temps de travail, il a été convenu que l'instance doit être opérationelle pour février 2022. Pour cela, l'équipe de la Fabrique doit travailler sur :

• une page d'accueil (avec le soutien technique de Dokos pour la mise en forme)
• le choix de présentation des articles
• les rubriques à afficher dans la partie "portail"
• la rédaction des descriptions pour le site

En parallèle, la personne référente de la Fabrique des possibles suit une formation en ligne dispensée par Dokos pour maitriser au mieux la plateforme.

Document en cours de rédaction