Ressources organisationnelles pour les équipes projets

Cette page est dédiée à documenter des ressources organisationnelles pour des équipes projets. Pour en savoir plus sur le fonctionnement et la différence entre équipe projet et communauté c'est ici : Fonctionnement d'une communauté ouverte (réseau de projets ouverts collaboratifs)

Cette page s'appuie sur l'expérience en cours de La Scope : une association qui a pour but de rassembler une communauté autour de projets ouverts de transition et de mutualiser des outils libres pour favoriser la création et le développement de tels projets

Introduction - Les 3(+1) piliers de l'organisation

Nous considérons pour le bon fonctionnement de toute organisation (quelque soit l'échelle : une équipe projet ou une grande communauté) qu'il est essentiel de "rendre visible" trois grandes questions inhérentes à tout travail collectif :

1. Comment se prenne les grandes décisions (décisions stratégiques et implicantes pour le groupe) ? -> le mode de gouvernance général
2. Comment s'organise le travail opérationnel des équipes projets ? -> la gestion des tâches quotidiennes
3. Où peut-on trouver ces informations ? -> la transparence et l’accessibilité

Une organisation efficiente prend donc en compte ces 3 questions. Pour ce faire, nous recommandons de les rendre visibles au travers de 3 différents "espaces" (gouvernance, gestion opérationnelle et information). Il est entendu par "espace" des lieux (numériques ou physiques) permettant de répondre aux besoins de chaque question. À chaque espace correspondra ainsi des types d'interactions, de prise de décision, d'échanges et de rôles spécifiques.

(Le +1) Nous y ajoutons un dernier point à part : un espace de gestion de conflits qui est souvent oublié bien qu'essentiel pour un travail collectif dans de bonnes conditions sur le long terme. Il permet d'ailleurs souvent de faire émerger les points de blocage "non-dit" d'une organisation puis de les traiter pour ajuster au plus près du "désiré" le mode de fonctionnement du groupe.

À chaque espace va donc correspondre (dans le cas de la Scope) un outil de travail collaboratif en ligne spécifique et un type de réunion spécifique. Viennent ensuite les rôles qui vont pouvoir être endosser par une ou plusieurs personnes à la fois et qui vont assumer les tâches opérationnelles régulières (tâches nécessaires au bon fonctionnement du groupe).

Nous vous présentons ci-dessous ces différents points.

Garder bien à l'esprit que ceci n'est en rien une méthode d'organisation figée, elle n'a de cesse d'évoluer et doit être prise et travaillée comme telle. Sentez vous libre de vous inspirer de tout ou une partie de cette méthode, de l'essayer, de la modifier, etc. Nous serons ravis de recevoir vos retours d'expériences et de vous aider à documenter cela.

Contactez nous et dites nous simplement (en quelques lignes) ce que vous faites pour commencer : scope.cooperative(at)gmail.com ou anton.deums(at)gmail.com

Les 3 espaces

Espace gouvernance

Exemple de La Scope avec différents espaces en lien sur loomio

Pourquoi utiliser un tel espace

• Afin de pouvoir prendre des décisions à plusieurs et de les rendre visible
• Afin que les décisions prisent conviennent à tout le monde et que personne ne se sente lésé.
• Afin d'éduquer le groupe au consentement, c’est-à-dire de ne pas chercher à imposer son point de vue (ou à se résigner) mais à pouvoir vivre, sereinement, avec les décisions prises, pour ensuite désirer les mettre en œuvre.
• Afin de laisser le temps aux personnes qui voudraient s'exprimer sur une décision mais qui ne pouvaient pas être présente en réunion de le faire

Chaque équipe projet va bénéficier d'un groupe où vont pouvoir s'organiser les différents espaces de discussions et de prise de décision.

Principes des assemblées générales permanentes

Principes des assemblées générales permanentes en travail sur loomio : https://www.loomio.org/d/HseN3FGY/r-glement-int-rieur

Nous fonctionnons avec des AG permanentes pour permettre une gouvernance horizontale et agile qui reflète au mieux l'organisation effective de la communauté.

Explications :

Les assemblées générales sont dites permanentes, au sens où chacun peut à tout moment proposer des améliorations selon le processus de décision défini ci-dessous. Ces assemblées générales peuvent se faire en présentiel (selon les modalités définies à la section "réunion de gouvernance"), mais la prise de décision finale doit toujours se faire en ligne (via l’outil numérique loomio dans notre cas) afin de laisser le minimum de temps fixé collectivement (à définir suivant les contraintes de chaque groupe) pour permettre aux personnes distantes de donner leur avis. Les décisions finales sont visibles par tous de manière à assurer la transparence de l’organisation. Cela se fait grâce à l’usage d’outils numériques de manière publique.

Modalités de prise de décision

Processus de prise décision au consentement en six étapes

1. Une ou plusieurs personnes portent et présentent une proposition.
2. Les membres qui le veulent donnent leurs ressentis.
3. Le ou les porteurs de la proposition, en fonction des ressentis, modifient, s’ils le souhaitent, la proposition initiale.
4. Recueillir les objections qui empêchent qui que ce soit de valider cette proposition.
5. Traiter ces objections une par une, c’est-à-dire pour chacune d’elle, à d’abord améliorer la proposition en prenant en compte l’objection. Si ça n’est pas possible, à regarder si cette objection détruit alors la proposition, c’est-à-dire la rend non-viable pour le groupe. Si on ne peut pas améliorer la proposition mais qu’on ne souhaite pas la détruire à partir de cette objection, cette objection est considérée comme traitée.
6. Recueillir consentement de tous les membres participants, qui est presque automatique dans la mesure où le groupe a étudié toutes les objections.

Délais avant validation d'une décision

Toute décision ne peut être valable que si elle a été reportée dans l'outil de prise de décision en ligne (loomio dans notre cas) pour permettre aux personnes distantes de faire des objections si nécessaire. La décision doit être restée un minimum de 7 jours et un maximum de 14 jours sur l'outil en ligne avant qu'elle soit considérée comme validée.

-> Une fois qu'une décision est adoptée, il est important de définir les petits pas (ou actions concrètes) à réaliser ainsi que les personnes en charge.

Espace gestion des projets et des tâches (travail et discussion régulière)

Exemple de La Scope avec différents espaces en lien sur Trello

Pourquoi utiliser un tel espace :

• Afin que chacun puisse discuter facilement avec les autres membres de l'équipe.
• Afin que chacun puisse voir instantanément où en sont les projets de l'équipe
• Afin que chacun puisse proposer, organiser et faire/participer à des tâches concrètes (ou petit pas) pour l'avancée des projets.
• Afin d'archiver toutes ces tâches pour voir le travail déjà accompli.

L'espace de chaque équipe projet s'organise en différentes colonnes qui regroupent chacune plusieurs projets eux même regroupant plusieurs tâches :

Les colonnes d'échange

• Outils de suivi et de discussion :

Explication du fonctionnement et guide d'accueil / Comptes Rendus des réunions / Bilans hebdomadaire / Chat / Liste des membres et contacts

• Boite à idées/projets (possibilité d'en avoir plusieurs avec des thématiques pour chacune):

C'est ici que l'on propose et que l'on discute de nouvelles idées avant qu'elles sont triées et assignées. Une fois que quelqu'un veut prendre en charge l'idée/le projet (y être assigné), celle ci peut être déplacée dans les colonnes opérationnelles. On lui défini ensuite les premières tâches pour avancer (les premiers pas).

Les colonnes opérationnelles

On différencie ici les projets (ou carte sur Trello) qui peuvent s'étaler sur une période plus ou moins longue et les tâches qui sont un petit pas, une action concrète pour avancer dans un projet. Chaque projet possède donc sa carte avec plus ou moins de tâches à réaliser dedans (qui ne sont d'ailleurs pas obligatoirement toutes connues à l'avance).

Pour la mise en forme, plusieurs options sont possibles. La première peut être :

• Rôle (taches régulières) -> voir la liste des rôles et les explications ci-dessous
• À faire
• En cours
• Terminé

Une autre : Chaque rôle à une colonne qui lui est propre et un code avec les étiquettes est défini pour noter une tâche/un projet À faire/En cours/Terminé/Reporté

Espace d'organisation de l'information et de partage

Exemple de La Scope

Pourquoi utiliser un tel espace :

• Afin que chacun puisse avoir une lecture claire, rapide et complète de l'ensemble du projet
• Afin de faciliter la transparence
• Afin de faciliter la réappropriation, d'inspirer et d'encourager la création de structures similaires
• Afin qu'en voyant ce qui a été dit sur un sujet quelque soit l’espace (l’activité de la communauté concernée) et le temps (le moment où l’information a été partagée), les contributions de chacun puissent s’appuyer sur celles des autres pour construire petit à petit une vision de plus en plus cohérente, ce qui est la base de l’intelligence collective

Quelles informations partager sur la page wiki de chaque équipe projet ?

Il y a de nombreuses informations qui auraient avantage à être retrouvées facilement par chacun

• Les informations sur l'équipe projet elle-même qui sont utiles aux nouveaux (objectifs, charte ou règles de fonctionnement, foire aux questions…), mais sont également utiles aux membres actuels et généralement à toute personne qui veut en savoir plus ;
• Des ressources complètes produites ailleurs qui peuvent être utiles car elles concernent un projet, la communauté ou un encore thème qui intéresse les membres ;
• Des éléments de veille rassemblés par la communauté sur un sujet particulier ;
• Des débats au sein de la communauté sur un thème donné, un de ses projets ou son fonctionnement même ;

On pourrait regrouper ces différents ensembles d’information en deux grands domaines

• Les actions en cours : projets, débats, etc.
• Les ressources : documents de base de la communauté, ressources produites par un des projet, bilan d’un débat, documents de veilles et ressources externes et même les archives des anciens projets

Le premier groupe permet de suivre ce qui se passe actuellement dans le groupe et le deuxième de trouver des informations utiles. L’intérêt de séparer les “actions en cours” des “ressources” est de donner une indication de lecture aux personnes peu ou pas impliquées : vont elles découvrir un document finalisé ou bien quelque chose de moins structuré en cours de construction ?

Code source d'une équipe projet -> à venir Code source d'une communauté -> à venir

Les 3 réunions

Généralités

• Pour plus de carté sur quand proposer/traiter quoi on distingue 3 types de réunions détaillées ci-dessous.
• Les réunions peuvent s'effectuer en présentiel ou à distance (avec les avantages et inconvénients de l'un et l'autre)
• Pour chaque réunion on désigne un ou plusieurs : facilitateur (chargé d'animer la réunion), scribe/secrétaire (chargé de noter les tensions, les propositions, les amendements et les décisions) et un gestionnaire du temps.
• À la fin de chaque réunion il est important de désigner une personne pour rédiger et mettre en ligne le compte-rendu complet de la réunion ainsi qu'une version plus allégée (avec uniquement les décisions finales) qui sera ajouter à un carnet de bord (historique des décisions de l'équipe).
• On utilise des techniques de communication non-verbale pour fluidifier les réunions par geste en réunion physique (en présentiel), par écrit en réunion en ligne (à distance) :

Découvrez quelques gestes en exemple et quelques symboles écrits.

• On essaie toujours d'aborder une réunion dans l'esprit de trouver des solutions ensemble et non d'attaquer une personne.

Les réunions de gouvernance (ou assemblées générales en présentiel)

Explication

Les réunions de gouvernance ont pour vocation de faire évoluer l’organisation d'une équipe face aux tensions internes et externes, qu’elle rencontre. Elles concernent dans notre mode de fonctionnement l'espace de prise de décision.

Elles modifient le fonctionnement de l'équipe, de façon organique, en créant/modifiant les rôles (et les redevabilités associées), le périmètre des rôles, et si c'est nécessaire elle peuvent transformer un rôle qui devient trop important en une nouvelle sous-équipe.

Son ordre du jour est établi en séance, par les membres de l'équipe, sous la forme d’une série de points que l’on appelle les tensions parce qu’elles répondent aux tensions du moment qui nuisent au bon fonctionnement et à l’évolution de l'équipe et de ses missions. Ces réunions sont régulières (hebdomadaire ou mensuelle, etc.).

Déroulement

• Désigner un ou plusieurs facilitateurs (déjà à l'aise avec la facilitation), un ou plusieurs scribes et un gardien du temps
• Expliquer la communication non verbale (voir ci-dessus)
• Faire un tour de présentation lorsqu'il y a des nouveaux participants (qui je suis), d'état (comment je vais aujourd'hui) et d'intention (pourquoi je participe à cette réunion)
• Énoncer l'ordre du jour (les points à aborder) et en ajouter si nécessaire (Faire un ou plusieurs tours où chacun défini en un mot le point qu'il veut aborder sans l'expliquer -le temps d'explication viendra au moment de traiter le point- jusqu’à épuisement des points supplémentaire.)
• Traiter les points un à un par le processus suivant :

La personne va définir, expliquer son problème et proposer une solution. S’il n’y a pas de proposition de solution ; Lancer une discussion libre pour écouter des propositions. Lorsqu’une proposition émerge la traité par consentement type sociocratie (voir plus haut -> section espace gouvernance). On continue la réunion jusqu’à ce que tous les points soient traités. Si le temps ne le permet pas, on reporte la suite de la réunion pour une autre fois.

• Reporter directement dans l'outil de prise décision (loomio) les propositions adoptées lors de l'assemblée ou désigner une ou plusieurs personnes pour le faire après l'assemblée pour lasser le temps aux personnes qui n'ont pas pu assister à l'assemblée le temps de s'exprimer en ligne.
• Célébrer les avancées
• Faire un tour de clôture (retour sur notre intention, est-ce que ça l'a satisfait ?, et retour sur la méthode de réunion, comment faire mieux la prochaine fois ? qu'est-ce qui m'a plu ou déplu ? etc)

Remarques

C’est important de ne pas personnaliser une tension. Il ne faut surtout pas que quelqu’un « Y » répond à « X » qui a exprimé sa tension (pas de débat).

Les réunions opérationnelle

Explication

Les réunions opérationnelles ont pour vocation de prendre des décisions rapides et efficaces par rapport aux points de l’ordre du jour, et de déléguer les redevabilités, un peu comme dans une gare de triage.

Les discussions autour de chaque point de l’ordre du jour ne prennent pas plus de cinq-dix minutes mais le facilitateur s’assure que l’équipe traite tous les points de l’agenda dans le temps imparti.

Les réunions de stratégie

Explication

Plusieurs possibilités peuvent s’offrir à l’ensemble ainsi qu’aux sous ensembles horizontaux: la vision stratégique générale de toute l'organisation et toutes les stratégies plus spécifiques et précises.

Il s'agit de récolter toutes les informations contextuelles (situation actuelle liée à la raison d'être) Définir une situation recherchée (objectif moyen terme / long terme) Puis de dresser la liste des freins et des moteurs.

Les réunions stratégiques se tiennent annuellement ou semestriellement pour chacune des équipes, et ont pour vocation de définir les axes stratégiques de l'équipe. Ces réunions durent 3 à 4 heures, peuvent comprendre d’autres personnes que les membres de l'équipe et sont un moment particulièrement propice à une réflexion en intelligence collective.

Les rôles opérationnels

La liste de rôles présentés ci-dessous n'est pas exhaustive. Elle est là pour servir de révélateur à priori des besoins d'une équipe projet. Elle permettra notamment à une équipe d'intégrer plus facilement de nouvelles personnes en clarifiant les tâches opérationnelles à réaliser pour le bon fonctionnement de l'équipe. En revanche elle n'est pas le coeur du projet mais simplement un moyen de se faciliter le travail commun. Il est important d'avoir en tête qu'un rôle peut être endossé par plusieurs personnes et qu'une seule personne peut endosser plusieurs rôles (ce qui donne plus de flexibilité à l'ensemble).

Rôles internes

• Le réunioneur : Organisation des réunions (avec précision sur le type de réunion -voir plus haut-) : Mise en place d'une proposition pour le choix de la date (framadate etc), envoyer les informations aux personnes concernées, assurer qu'un facilitateur, un scribe et quelqu'un qui gère le temps sont désignés en début de réunion.
• Le suiveur : Vérification de l'accomplissement des tâches et éventuels oublis (si deadline fixée) pour relancer les personnes concernées avec une éventuelle proposition de deadline.
• L'équaliseur pointilleux : Vérification de l'uniformité des tâches en fonction du format de tâches choisi par le groupe. Ex: fixer une deadline, un ou plusieurs responsables, un objectif clair et quantifiable (donc pas de tâches infinies comme "se renseigner sur la permaculture"). Ménage numérique sur les différents outils.
• Le révélateur : Vérification régulière (mensuelle ?) avec chacun des membres du groupe pour savoir si tout va bien ou si d'éventuelles tensions sont à traiter. Si tel est le cas, organiser le traitement de la tension.
• Le guide : Chargé d'accueil et d'orientation des nouveaux (ou non-membres du groupe) dans le groupe et vérification de la bonne intégration (numérique et relationnelle).
• Le jardinier : Chargé de reporter les avancées du groupe dans les différents wiki correspondant et d'attraper les points utiles abordés en conversation pour les classer par thématique (transparence et accès à l'information)
• Le joyeux : Organisation des célébrations et réunions festives à la fin de chaque étape importante.

Rôle de lien avec la communauté

• Le référent : personne à contacter pour connaitre l'avancée d'un projet. Elle peut être le coordinateur du projet ou simplement la personne qui réuni les informations et se charge de faire le relais. (bilan -hebdomadaire ?- des avancées et réussites.)

Doit savoir répondre aux trois questions :

1. Quelle est la prochaine étape du projet ? (contrairement à l’objectif du projet, la prochaine étape est réalisable dans un temps court et permet de faire avancer le projet)
2. Quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ? (la rencontre peut se tenir à distance si nécessaire : réunion téléphonique, visio…)
3. Ces informations là ont-elles été partagées avec le reste de la communauté ? (si au bout d’un certain temps, le référent n’arrive pas à prendre le temps de partager les informations, le facilitateur peut le faire à sa place, mais il est bien plus intéressant pour la vie de la communauté d’avoir plusieurs porteurs de projets qui y interviennent).

• Le facilitateur : commun à tous les projets il coordonne l'information dans le réseau (voir Fonctionnement d'une communauté ouverte (réseau de projets ouverts collaboratifs) pour plus de détails).
• Le metteur en forme : chargé de rédiger des récapitulatifs de communication pour les listes de diffusion par mail

Conseil pour tenir effectivement son rôle

Tout d’abord, définissez le moment par défaut où vous allez réaliser cette tâche, de préférence en début de semaine : une soirée si le groupe se situe en dehors de votre travail qui vous occupe en journée, ou bien un matin ou une après midi dans le cas contraire, et commencez tout de suite. Si vous avez bloqué une demi journée et que vous avez accompli cette tâche en deux heures ou même en une heure, vous aurez le temps de faire d’autres choses. Si vous êtes pris une semaine pendant le temps prévu pour une raison quelconque, décalez votre “rendez-vous de rôle” à un autre moment dans la semaine. Si vraiment vous ratez ces moments non pas de façon ponctuelle mais trop régulièrement, alors votre dernière action proactive doit consister à trouver une nouvelle personne prête à prendre en charge le rôle dans le groupe pour vous remplacer.

Gestion de conflit et système de soutien au sein de l'équipe

Pourquoi utiliser un système de soutien et de gestion/prévention des conflits ?

Système de soutien

• Afin que chacun puisse trouver une oreille attentive lorsqu'une perte de confiance, un moment de démotivation, ou une tension quelconques surviennent.
• Afin que chacun puisse trouver un espace de confiance libre de jugements pour s'exprimer
• Afin que chacun puisse prendre du recul et clarifier sa situation

Système de prévention/gestion des conflits

• Afin d'éviter au maximum les tensions au sein du groupe
• Afin que les tensions restantes puissent trouver un espace d'expression
• Afin que ses tensions soient traitées comme une énergie positive permettant de faire avancer notre mode d'organisation et nos relations
• Afin de trouver les moyens de s'enrichir de nos différences dans la bienveillance
• Afin de développer nos capacités d'empathie et de remise en question

Comment les utiliser

Système de soutien

Il suffit de contacter une des personnes de la liste ci-dessus et de convenir d'un moment avec elle.

Système de prévention/gestion de conflits

• Guide de prévention : À développer

Ressources : Utiliser la Communication Non Violente dans un groupe

• Gestion directe : Aller à la rencontre de la personne avec qui on a un différent et en parler (utilisation du guide pour faciliter la communication).

• Gestion facilité :

1. Etape : Choisir un facilitateur et lui expliquer le conflit en question
2. Etape : Voir si on veut directement aller parler avec la personne et le facilitateur ou si on laisse le facilitateur aller expliquer la situation dans un premier temps pour éviter les réactions à "chaud"
3. Etape : Prendre un temps de discussion finale avec la personne et le facilitateur pour aboutir à une solution

• Gestion par cercle restauratif : Prendre contacte avec une des personnes ressources pour les cercles et voir avec lui pour l'organisation d'un cercle. -> à détailler par la suite.

PERSONNES RESSOURCES sur les cercles restauratifs : Anton : anton.deums(at)gmail.com Jules : jules.bourgine(at)hotmail.fr

Ressources et inspirations

Guidé par les ressources travaillés collaborativement autour de :

• l'animation de communauté : l'animation, nouvelles approches -> Le guide de l’animateur : Une heure par semaine pour animer une grande communauté, Jean-Michel Cornu, FYP Éditions, 2016
• la stigmergie
• l'auto-gestion
• la sociocratie
• l'Holacracy
• la CNV
• les cercles restauratifs
• et bien d'autres choses encore !

À mettre en forme : Ressources écrites :

   Holacratie : http://labdsurlholacracy.com/bande-dessinee-holacracy#page-1
   Expérience de consensus dans une commuanuté : https://frama.link/consensusexp
   Ressources synthétiques de la Scope :
       Pour l'organisation des équipes : http://movilab.org/index.php?title=Ressources_organisationnelles_pour_les_%C3%A9quipes_projets
       Pour la compréhension de la gouvernance dans les communautés ouvertes : http://movilab.org/index.php?title=Fonctionnement_d%27une_communaut%C3%A9_ouverte_(r%C3%A9seau_de_projets_ouverts_collaboratifs)
   Stigmergie (modèle de gouvernance chez certaines colonies d'insectes sociaux dont s'inspire le fonctionnement des communautés ouvertes des logiciels libres type wikipédia) : http://www.lilianricaud.com/travail-en-reseau/la-stigmergie-un-nouvelle-modele-de-gouvernance-collaborative/
   Gouvernance autour des communs (similaire au fonctionnement de la Scope mais mieux présenté) : http://unisson.co/gouvernance/
   Prise de décision par consentement : http://www.foretscomestibles.com/documents/Prise-de-decision-par-consentement.pdf
   Méthode du mumble constituant (sociocratie et consentement) : https://mumbleconstituant.wordpress.com/methode/
   le mooc oasis sur la gouvernance qui a lieu en ce moment ATTENTION INSCRIPTION BIENTÔT CLOSE (voir déjà donc inscrit toi rapidement et télécharge les cours vidéos pour pouvoir les regarder par la suite -> l'avantage étant que c'est un guide pas à pas du coup) : https://colibris-universite.org/mooc-gouvernance/wakka.php?wiki=PagePrincipale
Organiser pour la complexité : https://fr.slideshare.net/npflaeging/organiser-pour-la-complexit-parte-iii-dition-espciale

Ressources vidéos :

   TEDx : pourquoi je ne crois pas à l'entreprise libérée https://www.youtube.com/watch?v=7PmmhzljJdw
   Doc arte : le bonheur au travail (à trouver en streaming) : https://www.youtube.com/watch?v=Te6m8Iiw-tg
   Conférence entreprise libérée : https://www.youtube.com/watch?v=NZKqPoQiaDE

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