Fonctionnement d'une communauté ouverte (réseau de projets ouverts collaboratifs)
Cette page est dédiée à documenter la façon dont fonctionne une communauté ouverte.
Elle s'appuie sur l'expérience en cours de La Scope : une association qui a pour but de rassembler une communauté autour de projets ouverts de transition et de mutualiser des outils libres pour favoriser la création et le développement de tels projets
Distinction entre équipe projet et communauté[modifier | modifier le wikicode]
Quelques points qui faciliteront la distinction :
Un projet ouvert c’est quoi ?[modifier | modifier le wikicode]
Dans un projet ouvert, l’avancement est partagé avec une communauté plus large qui peut y contribuer sans être aussi impliquée que “l’équipe projet” elle-même.
Nous avons donc deux types de participants pour un projet ouvert :
- les membres de l’équipe projet pour lesquels cela pose un problème s’ils ne font pas ce à quoi ils se sont engagés ;
- les autres membres de la communauté qui enrichissent le projet à chaque fois que l’un d’entre eux contribue ;
Les uns gèrent les contraintes du projet, les autres y apportent de nouvelles opportunités (même si bien évidemment les membres de l’équipe projet peuvent également apporter des opportunités...).
Un projet collectif ouvert peut être initié par quelques membres au sein de de la communauté ou par des personnes ou des organisations membres de la communauté qui décident d’ouvrir leur projet à la communauté.
"Combien on est ? c’est toujours les mêmes qui bossent…"
La confusion entre les membres de l’équipe projet et les membres du reste de la communauté crée beaucoup de frustrations. Tout d’abord, comme nous l’avons vu, parce que les rôles ne sont pas les mêmes (gestion de contraintes, apport d’opportunités), mais surtout parce qu’une équipe projet pour être efficace a une taille limite.
Pour aller plus loin dans la gestion d'une équipe projet[modifier | modifier le wikicode]
Voir la page correspondante : Ressources organisationnelles pour les équipes projets
Clarification sur la communauté[modifier | modifier le wikicode]
La communauté est très utile pour développer des projets
Les projets vont bénéficier de leur ouverture à une communauté plus large que l’équipe projet. Ils vont gagner en visibilité, tout d’abord en bénéficiant d’un premier public puis en profitant de l’audience de la communauté par rapport au reste du monde. Les projets vont également bénéficier de la légitimité de la communauté.
Mais ce serait dommage que les membres de la communauté soient perçus uniquement comme un premier public pour le projet. Ils peuvent apporter bien plus. Le fait que le projet partage non seulement ses résultats mais aussi chacune de ses avancées avec d’autres personnes permet également de bénéficier de volontaires à des moments où le projet a besoin de plus de monde (par exemple lors de l’organisation d’un événement). Peut être plus important encore, la communauté est un réservoir de personnes qui demain pourront rejoindre le projet lorsque pour diverses raisons (souvent par manque de temps), certains membres de l’équipe projet s’en éloigneront
Pour aller plus loin : l'animation, nouvelles approches
Les quatre activités pour le bon fonctionnement de la communauté[modifier | modifier le wikicode]
Des information[modifier | modifier le wikicode]
Ces “flux d’actualités” permettent au plus grand nombre, en dedans et en dehors de la communauté, de suivre régulièrement ce qui se passe, voire de “s’accrocher au wagon” ;
Des rencontres[modifier | modifier le wikicode]
Qu’ils soient en présentiel et/ou à distance, ces moments synchrones accélèrent les projets et facilitent l’implication des plus actifs ;
Des discussions entre les rencontres[modifier | modifier le wikicode]
Ces échanges asynchrones (tout le monde ne suit pas au même moment) sont très importants en particulier pour ceux qui sont plus en posture d’observateurs, qui ne participent pas (ou pas à toutes) les rencontres, mais dont certains par la suite pourront s’impliquer, même en ayant suivi que partiellement ce qui se passe ;
Un espace de partage[modifier | modifier le wikicode]
Contrairement aux informations-actualités dont le temps efface souvent la trace, il s’agit de classer les informations afin de les retrouver, quelque soit le moment où elles ont été proposées. Une personne nouvelle dans le groupe, ou une personne jusque là peu impliquée, doit pouvoir trouver facilement une information même ancienne si on veut faciliter son implication ;
L'animation de la communauté[modifier | modifier le wikicode]
Le rôle central du facilitateur[modifier | modifier le wikicode]
Les porteurs de projets peuvent oublier de déterminer la prochaine étape d’avancement ou de fixer la prochaine date où l’équipe projet pourra faire le point et travailler ensemble. Bien plus fréquent encore, l’équipe projet toute à ses actions, peut oublier de tenir régulièrement au courant la communauté. Cela provoque une déconnexion entre l’équipe projet et le reste de la communauté réduisant le bénéfice mutuel que s’apportent le projet et la communauté.
D’où l’intérêt d’un rôle particulier au sein de la communauté : le facilitateur. Contrairement aux porteurs de projets qui sont focalisés sur leur propre projet, le facilitateur va s’intéresser au lien entre la communauté et ses différents projets.
Le profil du facilitateur
Le rôle de facilitateur ne nécessite pas d’être le plus grand expert dans le domaine du groupe, ni d’être le plus légitime (à condition que le ou les leader lui apportent la légitimité nécessaire), ni même d’être le plus actif (1 heure par semaine suffit). En fait le rôle de facilitateur nécessite une capacité rare dans un groupe de quelques centaines de personnes : être proactif ! Le facilitateur a donc un rôle fondamental : suivre proactivement l’état actuel du groupe (actions, projets, prochaine réunion...).
Les trois questions qui changent tout
De façon régulière, le facilitateur de projets va prendre l’initiative de contacter les référents de chaque projet au moins une fois par mois, de préférence par téléphone ou même directement en allant les voir s’il le peut.Le facilitateur doit connaître le canal de communication privilégié de chaque personne qu’il doit contacter : téléphone, mail direct, message privé facebook, voire rencontre en présentiel lorsque la personne est proche...
Lorsqu’il appelle un référent de projet, le facilitateur lui pose trois questions :
- Quelle est la prochaine étape du projet ? (contrairement à l’objectif du projet, la prochaine étape est réalisable dans un temps court et permet de faire avancer le projet)
- Quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ? (la rencontre peut se tenir à distance si nécessaire : réunion téléphonique, visio…)
- A-t-il partagé ces informations avec le reste de la communauté ? (si au bout d’un certain temps, le référent n’arrive pas à prendre le temps de partager les informations, le facilitateur peut le faire à sa place, mais il est bien plus intéressant pour la vie de la communauté d’avoir plusieurs porteurs de projets qui y interviennent).
Les référents (porteurs de projets)[modifier | modifier le wikicode]
C'est la personne à contacter pour connaitre l'avancée d'un projet. Elle peut être le coordinateur du projet ou simplement la personne qui réuni les informations et se charge de faire le relais avec la communauté.
Conseil pour tenir effectivement son rôle[modifier | modifier le wikicode]
Tout d’abord, définissez le moment par défaut où vous allez réaliser cette tâche, de préférence en début de semaine : une soirée si le groupe se situe en dehors de votre travail qui vous occupe en journée, ou bien un matin ou une après midi dans le cas contraire, et commencez tout de suite. Si vous avez bloqué une demi journée et que vous avez accompli cette tâche en deux heures ou même en une heure, vous aurez le temps de faire d’autres choses. Si vous êtes pris une semaine pendant le temps prévu pour une raison quelconque, décalez votre “rendez-vous de rôle” à un autre moment dans la semaine. Si vraiment vous ratez ces moments non pas de façon ponctuelle mais trop régulièrement, alors votre dernière action proactive doit consister à trouver une nouvelle personne prête à prendre en charge le rôle dans le groupe pour vous remplacer.
Ressources et inspirations[modifier | modifier le wikicode]
Guidé par les ressources travaillés collaborativement autour de :
- l'animation de communauté : l'animation, nouvelles approches
- la stigmergie
- l'auto-gestion
- la sociocratie
- l'holacratie
- et bien d'autres choses encore !
