KPA-Cite:Des outils de gestion au quotidien

La collaboration au quotidien

Planifier et suivre les actions

• Pour démarrer, et afin de constituer un programme agile qui prend en compte les besoins de chacun, proposer aux participants de décrire des choses qui leur semblent nécessaires pour la coopérative (chacun rédige sur des post-it puis on partage). Se baser sur cela pour organiser des temps de travail collectifs sur ces questions et définir le programme.
• Un planning mensuel avec un post-it par prestation/action, et les personnes référentes de chaque prestation s'identifient sur chaque post-it.
• Discussion debout (stand-up meeting) → Réunions opérationnelles
• Définir les actions, le programme ensemble : Chacun décrit individuellement ce qui est nécessaire pour démarrer la coopérative, ce que l'on doit traiter ensemble et de cela se crée un planning à partir de post-it interchangeables.
• Kanban : c'est un tableau, en ligne ou en présentiel, qui permet d'identifier les actions à faire, en cours, et faites.
• Expliquer la gestion des tâches avec KANBAN en présentiel / Trello en ligne et apprendre à s'emparer d'une action / Culture de la stigmergie.
• Définir les rôles indispensables au bon fonctionnement (voir holacratie / sociocratie / ou l'exemple là) et mettre en place un tableau lisant les rôles qui puisse être adaptable à la fois en terme de rôles et en termes de personnes

S'organiser autour d'un agenda

• Construire un agenda ou planning affiché dans le lieu et aussi en ligne et facilement modifiable
• Voir un agenda type ici (plutôt inspiré d'un fonctionnement 16-18 ans) ou des idées d'actions ici

La communication entre les membres du KPA

• Echanges en présentiel → Discussion avec technique des indignés / CNV
• Il est important de trouver un outil qui permettra d'être réactif (organisation de réunions, mobilisation sur des prestations, etc.), et qui ne soit pas excluant pour les membres du groupe. Quelques exemples :
  • Groupe messenger
  • Groupe whatsapp
  • Ou serveur SMS (avec rocket chat ?)
  • Liste de discussion (Google groups)

Formats d'animation pour les temps collectifs

Vous trouverez de nombreux formations d'animation sur metacartes.cc

• A KPA La Rochelle, les Coopains à bord se retrouvent chaque mercredi après-midi pour gérer leur coopérative :

Après un energizer, c'est le temps du point collectif : chaque coopérant est informé des projets et prestations en cours, ce qui est le point de départ de leur mise en action.

Lors des points collectifs, les jeunes prennent les décisions d’organisation pour leurs projets, se répartissent les missions, et se fixent des échéances.

1. établir la to-do list des actions à réaliser -> se servir des 10 étapes de la gestion de prestation. Au mur, sont affichées chacune des étapes de la gestion de prestation et en-dessous les prestations en cours (et leur état d'avancement). Les coopérants réfléchissent alors à l'avancement de ces prestations et établissent la liste des actions à réaliser : faire le bilan de la prestation A - réaliser le devis de la prestation B - organiser la prestation C - lecture des mails, ect
2. commencer par faire le point sur les projets de la semaine précédente -> réaliser les bilans
3. prendre des décisions collectives, comme accepter une prestation, choisir le menu, décider quels coopérants participent à une prestation
4. se répartir les autres actions à réaliser dans l’après-midi : chaque jeune inscrit son nom en face d’une action
5. réaliser les actions en binôme, pour permettre la transmission (et prendre des notes dans le drive si besoin)
6. partager les informations utiles sur le groupe Whatsapp pour les absents

A la fin de l'après-midi, c'est le rituel de "la fleur et valise" : le groupe s’installe en cercle : à tour de rôle, chaque jeune partage sa fleur, un moment qu’il a particulièrement apprécié dans sa journée, et sa valise, quelque chose qui lui pèse (sans désigner personne), qui a été plus difficile dans sa journée. On remercie collectivement, et au fur et à mesure, chaque coopérant pour son partage, sans rebondir sur ce qui a été exprimé.

La formation pair-à-pair

• Plutôt qu'une formation au début qui pourrait être indigeste pour les membres et ne pas permettre une appropriation par les nouveaux arrivant-e-s, on peut profiter de la présence d'anciens pour encourager la formation pair-à-pair entre les membres

Laisser des traces

• Un journal que l'ensemble des membres peuvent venir modifier: il s'agit d'un relevé de discussions et d'actions, jour après jour. Cela a l'avantage de garder une trace de ce qui se passe, et aussi de permettre aux membres de s'impliquer à tout moment dans une action, en s'appuyant sur l'historique. Exemple de journal ici
• Un drive ou un équivalent en opensource (nextcloud ?), qui permet de stocker des documents partagés en ligne.
• Réussir à capitaliser sur les savoirs acquis → Wiki ici

Gestion du lieu

• Va dépendre des gens motivés au quotidien. Une astuce peut être de se donner un temps de 2h où l’on fait des actions collectives tous ensemble (ménage, bricolage, comptabilité, etc…)

Répartition financière

• La rémunération a posteriori permet de laisser les membres libres de contribuer aux actions qu'ils souhaitent en fonction de leurs disponibilités, et libres ensuite de se rémunérer en fonction de ce qu'ils ont effectivement réalisé
• Exemple d'outil de répartition financière. L'idéal est de réaliser les répartitions en groupe, une fois que plusieurs prestations ont été réalisées, et que les clients ont payé.
• Répartition de l'argent. Jeu de la cuisine partagé / Jeu africain : Bol de billes pour se répartir de l'argent

Suivi du budget de répartition de l'argent

• Répartition à la semaine (selon ce que les membres estiment “juste”),
• Interventions de la structure économique pour former les membres et expliquer le fonctionnement des coûts liés à l’entrepreneuriat (charges sociales et patronales),