KPA-Cité:Des outils de gestion au quotidien

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Planifier les actions :

  • Pour démarrer, et afin de constituer un programme agile qui prend en compte les besoins de chacun, proposer aux participants de décrire des choses qui leur semblent nécessaires pour la coopérative (chacun rédige sur des post-it puis on partage). Se baser sur cela pour organiser des temps de travail collectifs sur ces questions et définir le programme.
  • Un planning mensuel avec un post-it par prestation/action, et les personnes référentes de chaque prestation s'identifient sur chaque post-it.
  • Kanban : c'est un tableau, en ligne ou en présentiel, qui permet d'identifier les actions à faire, en cours, et faites.
  • Discussion debout (stand-up meeting) → Réunions opérationnelles
  • Définir les actions, le programme ensemble : Chacun décrit individuellement ce qui est nécessaire pour démarrer la coopérative, ce que l'on doit traiter ensemble et de cela se crée un planning à partir de post-it interchangeables.
  • Expliquer la gestion des tâches avec KANBAN en présentiel / Trello en ligne et apprendre à s'emparer d'une action / Culture de la stigmergie.
  • Définir les rôles indispensables au bon fonctionnement (voir holacratie / sociocratie / ou l'exemple là) et mettre en place un tableau lisant les rôles qui puisse être adaptable à la fois en terme de rôles et en termes de personnes

Agenda

  • Construire un agenda ou planning affiché dans le lieu et aussi en ligne et facilement modifiable
  • Voir un agenda type ici (plutôt inspiré d'un fonctionnement 16-18 ans) ou des idées d'actions ici

Se former:

  • Plutôt qu'une formation au début qui pourrait être indigeste pour les membres et ne pas permettre une appropriation par les nouveaux arrivant-e-s, on peut profiter de la présence d'anciens pour encourager la formation pair-à-pair entre les membres

Communiquer entre les membres:

  • Echanges en présentiel → Discussion avec technique des indignés / CNV
  • il est important de trouver un outil qui permettra d'être réactif (organisation de réunions, mobilisation sur des prestations, etc.), et qui ne soit pas excluant pour les membres du groupe:
    • cela peut être un groupe messenger
    • ou un groupe whatsapp
    • Ou serveur SMS (avec rocket chat ?
  • Permettre les échanges en ligne → Liste de discussion (Google groups)

Laisser des traces

  • Un journal que l'ensemble des membres peuvent venir modifier: il s'agit d'un relevé de discussions et d'actions, jour après jour. Cela a l'avantage de garder une trace de ce qui se passe, et aussi de permettre aux membres de s'impliquer à tout moment dans une action, en s'appuyant sur l'historique. Exemple de journal ici
  • Un drive ou un équivalent en opensource (nextcloud ?), qui permet de stocker des documents partagés en ligne.
  • Réussir à capitaliser sur les savoirs acquis → Wiki ici

Gestion du lieu

  • Va dépendre des gens motivés au quotidien. Une astuce peut être de se donner un temps de 2h où l’on fait des actions collectives tous ensemble (ménage, bricolage, comptabilité, etc…)

Répartition financière :

  • La rémunération a posteriori permet de laisser les membres libres de contribuer aux actions qu'ils souhaitent en fonction de leurs disponibilités, et libres ensuite de se rémunérer en fonction de ce qu'ils ont effectivement réalisé
  • Exemple d'outil de répartition financière. L'idéal est de réaliser les répartitions en groupe, une fois que plusieurs prestations ont été réalisées, et que les clients ont payé.
  • Répartition de l'argent. Jeu de la cuisine partagé / Jeu africain : Bol de billes pour se répartir de l'argent
Suivi du budget de répartition de l'argent
  • Répartition à la semaine (selon ce que les membres estiment “juste”),
  • Interventions de la structure économique pour former les membres et expliquer le fonctionnement des coûts liés à l’entrepreneuriat (charges sociales et patronales),

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