Comment gérer les sollicitations et invitations à des événements et des réunions en tant que réseau de tiers-lieux ?

Le sujet des tiers-lieux touchent beaucoup d'acteurs. Les réseaux sont très sollicités pour intervenir, participer ou contribuer à des événements ou des projets organisés par les acteurs du territoire. Cela peut poser un problème si ce n'est pas bien encadré par les acteurs qui font le réseau. Cette documentation propose des manières d'aborder ce sujet.

La Méthode de la Compagnie des Tiers-Lieux.

Un budget annuel conséquent est dédié à la représentation au sein de l'écosystème tiers-lieux (France Tiers Lieux, etc.). Il s'agit d'un chantier à part entière animé par un soucieux.

En 2021. la Compagnie des Tiers-Lieux a dédié 25% de son budget annuel à la représentation ; présence aux événements, inaugurations locales, investissement dans la gouvernance et animation de France Tiers-Lieux, accompagnement des autres réseaux, etc.

Processus cadre pour les invitations à intervenir ou participer à un événement :

1. La Compagnie des Tiers-Lieux reçoit une sollicitation.
2. Si un membre est disponible pour répondre favorablement, il doit estimer si la participation est prévue au budget (à voir avec le soucieux si nécessaire). Il se demande si un autre membre du réseau pourrait y aller à sa place. Dans l'optique de déléguer au maximum et de faire monter en légitimité d'autres membres du réseau, spécialisés sur certains questions par exemple (culture, éducation, insertion, etc.).
3. Si la présence est prévue au budget ; il demande à l'organisation qui invite s'il y a défraiement et estime en fonction de la réponse si le réseau doit participer ou pas.
4. Si la présence n'est pas prévue au budget ; il demande à l'organisation qui invite s'il y a défraiement et si une réciprocité financière est possible (contribution aux ressources, adhésion au réseau, facturation, etc.). Si la réponse est négative, le membre peut choisir de participer à titre gracieux ou de décliner l'invitation. S'il décline il informe l'organisation qui invite que le réseau n'est pas financé pour participer à ce type de rencontre.

Processus cadre pour les invitations à contribuer à un projet impulsé par un tiers :

1. La Compagnie des Tiers-Lieux reçoit une sollicitation (coconstruire une exposition, monter une fabrique des transitions, etc.)
2. Si le collectif estime que c'est important et/ou qu'un membre est intéressé, on cherche à savoir si la contribution à ce projet s'inscrit dans le projet annuel et le budget.
3. Si une implication est prévue au budget ; le membre intéressé devient référent du projet, évalue avec le soucieux du chantier concerné le budget alloué à la participation et commence à travailler avec l'organisation en question en transparence sur le temps alloué par la Compagnie des Tiers-Lieux.
4. Si une implication n'est pas prévue au budget ; le membre informe l'organisation qui invite que la Compagnie des Tiers-Lieux n'est pas financée sur ce champs d'action et demande si un budget est prévu* pour rémunérer le travail des personnes et organisations contributrices. Si la réponse est négative, le membre peut choisir de participer à titre gracieux ou de décliner l'invitation.

*Ne soyez jamais gênés d'indiquer à une organisation que vous ne disposez pas des moyens financiers pour travailler sur un sujet. Cela fait réfléchir vos potentiels partenaires, ils sont parfois en mesure de dégager un budget contributif alors qu'ils ne l'avaient pas prévu, vous permettant ainsi de vous impliquer. Exemple ; Programme Juristes Embarqués