Animation d'un atelier de documentation
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- Mots clefs: Communecter, MoviLab, Animation, Documentation
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- Date de dernière mise à jour : 2023/10/23
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- Date de création : 2023/10/23
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- Auteurs: Maïlis Renaudin
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- Contributeurs: Maïlis Renaudin
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- Organisme: Tiers-lieux BFC
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- Tiers-Lieu: Réseau Tiers-Lieux AuRA, réseau Sud Tiers-Lieux
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- Contact mail:renaudinmailis@gmail.com
Je vous propose un retour de l'atelier de documentation à destination des Tiers-Lieux, animé lors de la rencontre régionale des Tiers Lieux du réseau Bourgogne Franche Comté, le 6 Octobre 2023.
Contexte:
Le réseau régional des tiers lieux de Bourgogne Franche Comté organise une rencontre régionale sur deux jours.
Dans le cadre de cette rencontre on m'a demandé d'organiser un atelier d'une heure et demie auprès d'un public de tiers lieux, sur ce qu'est la documentation, son importance, ses processus, outils etc. Je pensais alors faire un temps d'interconnaissance, puis un temps de présentation de ce qu'est la documentation, et ensuite animer l'atelier sur l'heure restante en questionnant les participants. L'idée étant que la connaissance de l'outil est intéressante, mais que la pratique de la documentation nécessite de trouver des sujets à documenter, idéalement de manière collective. De plus, ce temps d'animation permet de soulever des sujets qui sont transversaux à plusieurs Tiers-Lieux.
Temps d'interconnaissance
Présentation
De retour en salle, assis, il y a un temps de présentation de l'importance de la documentation, des outils à disposition, du wiki Movilab, de la plateforme Communecter, puis un temps d'échange et de questions.Présentation de "c'est quoi la documentation, pour qui pourquoi..." à voir ici:
Animation
L'animation, facile à mettre en œuvre, a pour bout de questionner collectivement sur des sujets d'actualité ou d'expertises communes pour les Tiers-Lieux. Selon le temps disponible, il pourrait ensuite être possible de pouvoir co-écrire ensemble en petits groupes.
J'ai basé mes questions sur les résultats des Entretiens de Tiers-Lieux à Tiers-Lieux menés par le réseau Sud Tiers-Lieux, et qui relatait que les Tiers-Lieux souhaitaient approfondir et être accompagné sur ces sujets:
- PRATIQUES: vous avez trois minutes pour écrire les trois trucs qui marchent le mieux pour animer votre communauté de tiers lieu
- SOIN: vous avez trois minutes pour écrire les trois trucs qui fonctionnent bien pour ne pas avoir le syndrome de la tête sous l'eau
- LIENS AUX ÉLUS: vous avez trois minutes pour lister trois pratiques pour illustrer les relations à vos collectivités et élus
Pour information, on met à disposition des participants trois post-it de même couleur, et donc trois lots de couleurs différentes, soit neuf post-it au final.
Chaque participant va pouvoir répondre aux trois questions avec trois idées.
Ensuite lors du débriefing en groupe, pour chaque sujet, les participants exposent leurs idées et retours d'expériences sur trois paperboards différents.
Résultats:
- PRATIQUES d'Animation de communauté
- Convivialité: repas, moments conviviaux, créer des espaces de rencontre et des discussions, les croques monsieur (moments conviviaux associés à des projets), les apéros!
- Implication: impliquer les utilisateurs dans la gestion quotidienne du lieu (petit entretien, fonctionnement global, accueil) pour développer un sentiment d'appartenance, valoriser les membres, les formations entre usagers du Tiers-Lieu, les processus créatifs collaboratifs.
- Communication: impliquer tout le monde (temps de parole identique), soigner la communication, réponse à un besoin exprimé.
- SOIN, comment éviter le syndrome de la tête sous l'eau
- Bien être: dormir, déconnecter, faire un sport ou toute autre activité régulière de déconnexion
- Organisation: hiérarchiser, prioriser et dédramatiser, mettre en place un planning précis, garder à l'esprit que l'on fait au mieux avec le temps imparti, dire stop, dire non, repousser et lisser dans le temps, structurer, déléguer, organiser le travail en fonction des capacités de l'équipe.
- Discuter: organiser des moments informels de discussion, choisir un binôme soin dans son environnement de travail
- Penser à des choses positives qui marchent
- LIENS AUX ÉLUS et mise en relation
- gouvernance: inclusion des élus dans la gouvernance
- Évènements: invitation des élus aux évènements, inviter à des AG, des animations; mettre à disposition des espaces pour leurs évènements
- Organiser des visites: visites immersives, visites apprenantes, organiser des formations (rendre les élus acteurs et prescripteurs), visites de démonstration (et montrer en direct ce que l'on peut faire), régularité des visites (1fois par an), visite du lieu en expliquant le fonctionnement => rendre le projet papier plus réel, donner des exemples de fonctionnement sur d'autres territoires (visites territoriales) pour s’inspirer de ce qui fonctionne ailleurs.
- Information: mails d'informations réguliers adressés en personne, lettre d'information
- Réaliser une journée de formation de type CAPE (Communauté d'Agents Public pour l’Émergence des Tiers-Lieux)
Ce temps d'animation a permis de faire participer les membres de l'atelier, a permis de soulever des questions, d'apprendre des autres, et de réaliser que l'on est tous riches de nos expériences et expertises, et cela devient des atouts pour les partager ensuite dans la documentation.
