Organiser un séminaire annuel dans une organisation ouverte à la contribution.

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• • Type de document: Documentation
• • Thème : Animation
• • Mots clefs: travail, Modèles contributifs
• • Maturité: Démarré
• • Date de création : 2022/12/13
• • Auteurs: Benoit De Haas
• • Organisme: La Compagnie des Tiers-Lieux

Guide méthodologique pour concevoir et animer des séminaire de travail annuels efficaces et utiles.

Proposition de la Compagnie des Tiers-Lieux

Préparation

Un séminaire annuel dure une ou deux journées. Il ne s'agit pas d'une réunion anecdotique que l'on pourrait se permettre de ne pas travailler en amont. Une pilote logistique se positionne plus d'un mois auparavant. Elle identifie une pilote animation deux ou trois semaines avant le séminaire.

La pilote animation organise un ou deux temps de travail avec deux ou trois membres impliqués sur les questions stratégiques afin d'identifier les 2 à 4 sujets qu'il serait le plus pertinent d'aborder.

Le choix des sujets :

• Les sujets sur lesquels on a du mal à prendre du recul pendant l'année et où il s'agit de passer un cap et de mieux s'organiser.
• ll est essentiel de traiter des sujets de production de valeur le territoire et de ne pas se focaliser sur les sujets d'organisation interne. Ceux ci peuvent prendre une place mais ne pas obséder les membres (c'est souvent le cas dans les organisations complexes dont de nombreux membres sont excités par les innovations organisationnelles).

Casting

Qui est invité ? Tout le monde ! Mais pas tout le temps. La pilote animation décide s'il est nécessaire que certain temps ne regroupe que les membres les plus impliqués ou un certain type de membres et organise le déroulé de sorte à ce que tout le monde soit présent le soir pour festoyer.

Exemple : Le matin uniquement les personnes qui travaillent plus d'un tiers-temps et l'après-midi tout le monde.

Travail préparatoire

Les sujets abordés lors du séminaire démarrent rarement de zéro. Afin que les nouvelles arrivantes et les personnes qui oublient ne débarquent pas le jour J et fassent perdre beaucoup de temps à tout réexpliquer, la pilote animation rassemble les contenus synthétiques ou les synthétise et les envoie 7 à 2 jours avant le séminaire avec obligation de les parcourir pour les participants.

La pilote animation produit d'éventuels autres contenus qui permettent de préparer les participants. Les membres s'engagent à dédier une trentaine de minutes minimum pour consulter les documents et réfléchir à tout ça.

Exemple : Des hypothèses sur lesquelles construire afin que les personnes réfléchissent s'ils adhèrent ou pas, s'ils partagent l'analyse. / Des descriptions de cas d'usage ou de situations problématiques sur lesquelles les membres vont travailler / Des analyses de tensions identifiées et non résolues / etc.

Documentation du contenu

Quelle prise de note ? Pour faire quoi ? La prise de note fleuve de l'ensemble des échanges est fatiguante pour les scribes et indigeste pour celles et ceux qui synthétisent.

Nous utilisons un unique document "journal du séminaire" pour centraliser l'ensemble des notes.

Nous briefons 2 à 5 membres référents sur la prise de note. Important de savoir ce qui va être fait des notes. Les destinations sont les suivantes :

• « faut capitaliser ça, on s’est dit ça d’important qui peut intéresser d’autres réseaux. » > à réecrire dans Movilab.org.
• « on s’est à peu près mis d’accord là dessus on a pas envie de remettre en cause dans les 6 prochains mois. » à réecrire dans Framavox
• « on s’est dit qu’on allait faire ça et que machin s’engageait à... qu'il fallait bien penser à, le faire de cette manière, etc. » alimente un tableau de suivi des tâches ET le pilote doit retrouver les éléments dans le pad.

Pour accéder aux notes de travail de l'équipe documentation de la Compagnie des Tiers-Lieux : Journal