Organiser un séminaire annuel dans une organisation ouverte à la contribution.

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• • Type de document: Documentation
• • Thème : Animation
• • Mots clefs: travail, Modèles contributifs
• • Maturité: Démarré
• • Date de création : 2022/12/13
• • Auteurs: Benoit De Haas
• • Organisme: La Compagnie des Tiers-Lieux

Guide méthodologique pour concevoir et animer des séminaire de travail annuels efficaces et utiles.

Proposition de la Compagnie des Tiers-Lieux

Intention

Attention à ne pas foncer tête baissée sur une journée de travail intense qui balayerait de nombreux sujets problématiques. Un séminaire annuel est d'abord un temps convivial qui peut tisser ou consolider les liens de confiance, d'affection et de soin entre les membres. Travailler sur un sujet commun et avoir le sentiment d'avoir avancé collectivement est un bon vecteur de liens, mais ne négligez pas les temps informels, les jeux et les festivités.

Dans des organisations ouvertes, le séminaire annuel peut rassembler des personnes aux niveaux d'engagements et de connaissances des sujets très variés. Assurez vous que votre intention peut faire de la place à ces personnes, dans le cas contraire, limitez les invitations au séminaires aux personnes les plus impliquées.

Préparation

Un séminaire annuel dure une ou deux journées. Il ne s'agit pas d'une réunion anecdotique que l'on pourrait se permettre de ne pas travailler en amont. Une pilote logistique se positionne plus d'un mois auparavant. Elle identifie une pilote animation deux ou trois semaines avant le séminaire.

La pilote animation organise un ou deux temps de travail avec deux ou trois membres impliqués sur les questions stratégiques afin d'identifier les 2 à 4 sujets qu'il serait le plus pertinent d'aborder.

Le choix des sujets :

• Les sujets sur lesquels on a du mal à prendre du recul pendant l'année et où il s'agit de passer un cap et de mieux s'organiser.
• ll est essentiel de traiter des sujets de production de valeur pour le territoire et de ne pas se focaliser sur les sujets d'organisation interne. Ceux ci peuvent prendre une place mais ne pas obséder les membres (c'est souvent le cas dans les organisations complexes dont de nombreux membres sont excités par les innovations organisationnelles).
• On peut être vigilent à ne pas traiter les sujets chauds ou incertains sur lesquels touille l'organisation depuis plusieurs semaine. Même si c'est tentant il est peu probable que le collectif avance sérieusement sur ce type de sujet, il en sortira de nouveau épuisé et pas ressoudé.

Casting

Qui est invité ? Tout le monde ! Mais pas tout le temps. La pilote animation décide s'il est nécessaire que certain temps ne regroupe que les membres les plus impliqués ou un certain type de membres et organise le déroulé de sorte à ce que tout le monde soit présent le soir pour festoyer.

Exemple : Le matin uniquement les personnes qui travaillent plus d'un tiers-temps et l'après-midi tout le monde.

Travail préparatoire

Les sujets abordés lors du séminaire démarrent rarement de zéro. Afin que les nouvelles arrivantes et les personnes qui oublient ne débarquent pas le jour J et fassent perdre beaucoup de temps à tout réexpliquer, la pilote animation rassemble les contenus synthétiques ou les synthétise et les envoie 7 à 2 jours avant le séminaire avec obligation de les parcourir pour les participants.

La pilote animation produit d'éventuels autres contenus qui permettent de préparer les participants. Les membres s'engagent à dédier une trentaine de minutes minimum pour consulter les documents et réfléchir à tout ça.

Exemple : Des hypothèses sur lesquelles construire afin que les personnes réfléchissent s'ils adhèrent ou pas, s'ils partagent l'analyse. / Des descriptions de cas d'usage ou de situations problématiques sur lesquelles les membres vont travailler / Des analyses de tensions identifiées et non résolues / etc.

Documentation du contenu

Quelle prise de note ? Pour faire quoi ? La prise de note fleuve de l'ensemble des échanges est fatiguante pour les scribes et indigeste pour celles et ceux qui synthétisent.

Nous utilisons un unique document "journal du séminaire" pour centraliser l'ensemble des notes.

Nous briefons 2 à 5 membres référents sur la prise de note. Important de savoir ce qui va être fait des notes. Les destinations sont les suivantes :

• « faut capitaliser ça, on s’est dit ça d’important qui peut intéresser d’autres réseaux. » > à réecrire dans Movilab.org.
• « on s’est à peu près mis d’accord là dessus on a pas envie de remettre en cause dans les 6 prochains mois. » à réecrire dans Framavox
• « on s’est dit qu’on allait faire ça et que machin s’engageait à... qu'il fallait bien penser à, le faire de cette manière, etc. » alimente un tableau de suivi des tâches ET le pilote doit retrouver les éléments dans le pad.

Pour accéder aux notes de travail de l'équipe documentation de la Compagnie des Tiers-Lieux : Journal

Les exemples de séminaires

• Deux jours dans un tiers-lieux camping à 18 personnes. Une première journée dense où les membres les plus impliqués pouvaient proposer leurs sujets. Les personnes pouvaient participer ou pas en fonction de l'appétence. Le soir un quizz, puis une très longue et intense soirée au coin du feu. Le lendemain une promenade.
• Séminaire d'une journée dans une ferme avec grande salle de réunion avec 15 membres. Trop de sujets, trop sérieux, beaucoup de "y a qu'à faut qu'on" qui ont laissé un goût amer à l'issue de la journée. Un secret santa qui a pas sauvé la journée. Pas de souvenir de la soirée... à moins que...omg.
• Une grosse matinée dans la salle d'un hotel à 15 personnes. Un travail collectif sur une fresque des accomplissements pour célébrer le travail effectué ; chacun écrit des anecdotes et des faits sur ce qui a eu lieu l'année précédente, les clins d’œil, les détails et les blagues sont les bienvenues. Puis un cadre "tiers-lieux chacun fait ce qu'il veut" sur le sujet du plaidoyer (des espaces ; design, stratégie, documentation, créativité, etc.). Puis un tour de table et des échanges sur ce que l'on a partagé, appris et compris sur le sujet et ce que l'on devrait faire pour la suite. Un super déjeuner dans le resto. Puis des échanges de mots doux et de coups de gueule, anonymes ou pas. Puis discussions informelles autour d'un verre, retour en ville pour un bowling suivi d'une longue et intense soirée dans les bars du quartier.