Organiser un évènement régional en budget contributif - Retex sur les chemins de traverse

Afin de consolider son ancrage et créer toujours plus de liens entre acteurs du territoire, l’association régionale de préfiguration à un réseau de tiers-lieux en BFC s’était donnée pour objectif d’organiser une grande rencontre des tiers-lieux à l’échelle régionale au cours de l’année 2023.

Cette page vise à documenter l’organisation contributive de cet évènement « Les chemins de traverses » qui s’est tenu les 5 et 6 octobre à l’Espace Paul Orssaud de Genlis (Côte d’Or).

1. Contexte et enjeux

a.       Quels étaient les objectifs de cet évènement ?

Réunir plus de 150 personnes afin de faciliter l’interconnaissance entre tiers-lieux, permettre la montée en compétences, ouvrir des espaces pour mettre en lumière des coopérations existantes et discuter de coopérations à venir. Cet évènement s’adressait à l’ensemble de l’écosystème des tiers-lieux : tiers-lieux, réseaux de tiers-lieux, collectivités territoriales, acteurs de l’Economie Sociale et Solidaire, acteurs économiques, culturels ou de l’enseignement, etc. La première journée a été pensée sous le signe de la rencontre et s'est d’ailleurs terminée par un moment de partage convivial et festif. La seconde journée était quant à elle centrée sur les dynamiques de coopération pour rendre visibles les projets du réseau régional, construire de nouveaux projets entre pairs, porter des réflexions autour des suites que les tiers-lieux souhaitaient donner à cette aventure collective.

Le programme a été construit autour de temps communs mais aussi d’ateliers techniques, de retours d’expériences et de temps de travail entre pairs :

• Des temps pour « Se rencontrer », pensés pour faciliter l’interconnaissance d’acteurs sur des thématiques communes, et qui donnent à voir toute la diversité de l’écosystème ainsi que sa capacité à permettre  la rencontre entre les mondes (professionnels, sociaux, thématiques, etc.)
• Des temps pour « Apprendre » permettant  de monter en compétences sur des sujets précis. Ils pouvaient prendre la forme de retours d’expériences, de co-développement, d’ateliers participatifs, de mini-conférences, etc.
• Des temps pour « Coopérer » pour montrer des illustrations concrètes de coopération à différentes échelles territoriales, à travers des thématiques différentes, ou bien entre acteurs variés. Les ateliers « Coopérer » sont aussi des temps pour voir comment la coopération peut prendre corps, dans les modes d’organisation et de travail au sein des collectifs.

b.       Pourquoi avoir choisi le mode « contributif » pour l’organisation de cet évènement ?

• Etoffer l’équipe de façon à ce que la coordination de l’évènement ne repose pas uniquement sur les salariées
• Permettre un croisement de regards sur les enjeux, ambitions de l’évènement et donc une appropriation concrète du réseau régional en préfiguration par les tiers-lieux et les contributeur-rice.s
• Permettre la rétribution de lieux et de contributeur-rices investis et ainsi valoriser les compétences de personnes en expérimentant une troisième voie, entre le salariat et le bénévolat. 
• Tester pour la première fois ce mode d’organisation testé et approuvé par nos homologues des autres réseaux régionaux pour pouvoir ensuite le développer sur d’autres projets portés par l’association

c.       Quels étaient les risques / contraintes que nous avions identifié en amont ?

• Amener une culture contributive et partager une vision commune au sein d’un groupe composé d’acteur-rices divers (salariées, contributeur-rices indépendants,  contributeur-rices au titre de leur tiers lieu)
• Travailler uniquement en mode distanciel
• Suivre le budget avec beaucoup d’incertitudes sur le montant alloué à la contribution au démarrage (difficile d’anticiper la part qui sera finalement assurée par les contributeurs et celles qui sera assurée par les salariées sur leur temps de travail)

2.       Qu’est ce qui fait que ça a marché ?

a.       Une équipe de contributeur-rices variées et dont la composition a évolué en cours de route (durée du projet : février 2023 – novembre 2023) : 

Au démarrage nous avions fait un appel à contribution auprès des personnes ayant participé à “Faire Tiers-Lieux" à Bliiida [https://movilab.org/wiki/Faire_Tiers_Lieux_Bliiida], puis nous avons sollicité des personnes qui nous avaient fait connaître leur appétence et leur envie de contribuer à ce type de projet. Chaque contributeur-rice avait un ou plusieurs rôles qui leur étaient attribués. In fine, l’équipe était donc composée de :

•  4 contributeur-rices au titre de leur tiers-lieu :
  • Jéromine Berthier de La Coursive,
  • Florisse Lepez et Vivien Schelle de Méli’faire Famille rurale du Doubs,
  • Pauline Desgrandschamps du Fablab des 3 Lapins
• 2 contributeur-rices indépendants :
  • Nicolas Debaive (Le Pestacle)
  • Jeanne Salomé
• 3 salariées du réseau régional :
  • Joséphine Damidot
  • Anne Gaële Saint Olive
  • Amélie Chapet

b.       Un budget dédié :

Un budget prévisionnel de 35 000€ (10 000€ du SGAR, 10 000€ de la Région, 15 000€ d’autofinancement) réparti comme suit :

• 14 000€ pour la coordination de l’évènement dont 8 000€ pour la co-rémunération et 6 000€ de valorisation du temps de travail des salariées
• 2 000€ de frais de matériels
• 15 000€ de prestations diverses (repas, transports, photos, vidéos, …)
• 4 000€ de frais liés aux animations (table ronde, ateliers…)

c.       Des outils numériques au service du projet : 

• Une discussion rocketchat ouverte
• Un nextcloud : outil libre et collaboratif de stockage de fichiers
• Un tableau de bord partagé centralisant la plupart des infos essentielles (budget prévisionnel, suivi budget contributif, répartition des tâches, programme, liste atelier, suivi inscriptions, etc.) construit sur la base de l’expérience de Bliiida
• Un Pad pour les prises de notes de nos temps de coordination (bimensuels)

d.       Des temps de coordo non rémunérés et animés en « gestion par tension »

Toutes les deux semaines nous nous rencontrions en équipe pour échanger uniquement sur les tensions liées à nos activités. Objectif : que la réunion ne dure pas plus d’1h. Ces temps de coordo n’étaient pas rémunérés car nous considérions qu’ils n’avaient pas vocation à produire mais à permettre de nous ajuster. D’autres temps de production collective pouvaient néanmoins s’organiser en dehors des temps de coordo de façon à produire ensemble et pouvaient donc donner lieu à une rémunération. Par exemple, trois d’entre nous étaient dévoués à l’organisation du tiers lieu éphémère , ils avaient donc besoin de pouvoir se réunir régulièrement sur cette action spécifique.

e.       Des coups de pouce bénévoles essentiels à la bonne tenue de l’évènement :

• Prêt de matériel et décoration par le Rezo Fét’art (Dijon)
• Réalisation de la signalétique par le Fablab des 3 lapins (Luxeuil-les-Bains)
• Une équipe de bénévoles composées de participant.es actifs tout au long des 2 jours de l’évènement

f.       Une bonne dose d’humour au sein de l’équipe de coordination :

Nous avons tenté de ne pas trop nous prendre au sérieux en admettant que nous étions en expérimentation et apprentissage tout au long du processus. Cela aura permis une vraie liberté de ton et une ambiance conviviale pendant la préparation mais aussi tout au long de l’évènement.

g.       Une culture du feedback pour « prendre soin » :

Après l’évènement, l’équipe de coordination a pris le temps de se réunir pour partager ses ressentis (ce que j’ai aimé, comment je me suis senti.e, ce que j’aurais fait autrement, ce qui fut pour moi une réussite, ce dont j’ai pu profiter, ce dont j’aurais aimé pouvoir profiter davantage, etc.). Nous avons également proposé des temps de feedback individuels en petits groupes.

h.       Une régulation du budget à postériori :

Suite au remplissage final du tableau de suivi des contributions, nous avons constaté un dépassement du budget initialement prévu (8 000€). Afin d’ajuster selon le budget disponible, nous avons proposé que chacun puisse faire part de ses besoins, de ses capacités à s’ajuster afin de permettre de ne pas dépasser 10 000€ de budget total.

3.       Si c’était à refaire, qu’est-ce que l’on ferait autrement ?

a.       Un meilleur suivi des heures et du budget :

le fait que tous les contributeur-rices ne jouent pas le jeu du remplissage du tableau de contribution ne nous a pas permis d’anticiper le dépassement de budget. Et en même temps, le dépassement était surtout lié aux amplitudes horaires très importantes toute la semaine de l’évènement pour l’ensemble des contributeur-rices.

b.      Une meilleure répartition des rôles sur les 2 journées de l’évènement :

certaines missions reposaient sur trop peu de personnes générant une pression et une fatigue qui auraient pu être limitées si nous avions mieux pris soin de chacun d’entre nous notamment en :

• Proposant des temps de pause assumés à chaque contributeur-rices pendant les 2 journées
• Doublant voire triplant certains postes avec des bénévoles pour assurer une relève en cas de besoin

c.       Une équipe de contributeur-rices et de bénévoles plus nombreuse :

Force est de constater que nous n’étions pas assez nombreux pour tout gérer dans la mesure où nous avions fait le choix de limiter le recours à des prestataires extérieurs (notamment la semaine de l’évènement).

d.      Une implication plus forte du lieu accueillant :

nous avions obtenu une mise à disposition gratuite par la ville de Genlis de l’espace Paul Orssaud, ce qui était un avantage considérable. Néanmoins,  nous avons manqué d’appui logistique et de soutien de la part des équipes de la mairie lorsque nous occupions les lieux. Il s’agit d’un point qui touche à la compréhension de la logique de tiers-lieu dans un espace encore faiblement acculturé à celle-ci. 

e.       Quid du rôle soucieux ?

Imaginé au départ et confié à l’un des contributeur-rice, nous nous sommes rendus compte, dans notre cas, que ce n’était pas pertinent. Non seulement l’équipe salariée était déjà en lead d’un nombre important de tâches (en particulier sur le lien aux financeurs, aux membres et garante du bon déroulement de l’évènement) mais toustes les contributeur-rices étaient soucieux de leurs propres tâches.

4.       Qu’est-ce que l’on a appris ?

a.       Que le budget contributif n’est pas une fin en soi, c’est avant tout un outil au service d’un changement de posture facilitant :

• Une coopération horizontale
• La responsabilisation de chacun dans ses missions
• L’absence de « chef de projet » qui dicte qui fait quoi
• La créativité et la liberté

5.       Finalement qu’est-ce que cela nous apporté de fonctionner en budget contributif ?

a.       Dans l’organisation de l’évènement, le budget contributif a permis :

• Une meilleure assise territoriale et une place réelle faite à l'implication de différentes parties-prenantes dans la conception de l'événement. L'organisation du travail en mode contributif permet de donner un cadre clair et adapté à des parties prenantes diverses.
• D’être dans une logique d'expérimentation, de questionnement et d'apprentissage dans la manière dont on fait les choses. Plusieurs types de parties-prenantes contributrices (salariées, membres, indépendants, etc.) = une triangulation des regards, des attentes, pour voir plus large et tisser une toile plus globale (sur le contenu, la forme).
• Pour le réseau « d’incarner » : des manières de faire différemment (au-delà de faire tiers-lieu, de faire réseau). Expérimenter pour reproduire éventuellement par la suite.

b.       Dans les relations, le budget contributif a permis :

• Sortir d'un rapport "commanditaire - prestataire"
• Valoriser le temps de coopération pour les tiers-lieux, participant à la co-élaboration d'une initiative plus large que leur champ d'action
• Promouvoir un esprit d'équipe autour de l'événement, qui a été ressenti par les participants dans la tonalité donnée et l'accueil qu'ils ont reçu sur place

6.       Ressources

a.       Nous connaître

b.       Le site de l’évènement

c.       Le programme de l’évènement

d.       La documentation de l’évènement :

• Article :  https://tierslieux-bfc.fr/retour-sur-les-chemins-de-traverse/
• Photos : https://nuage.tierslieux-bfc.fr/s/WXLdmgCbcfBFGb8
• Vidéos : https://nuage.tierslieux-bfc.fr/s/cgZWWFonfXCY8qn

Article rédigé par Joséphine Damidot avec l’appui de Nicolas Debaive et Jeanne Salomé