Organisation d'une visite apprenante
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- Type de document: Documentation
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- Défi auquel répond le document :Comment concevoir et animer des visites de lieux qui donne a voir ce que veut dire Faire Tiers Lieux
Une visite apprenante est une visite professionnelle ou éducative où les participants découvrent des pratiques innovantes et échangent avec les acteurs locaux pour acquérir de nouvelles compétences. Elle vise à favoriser l'apprentissage par l'observation et le partage d'expériences. Ces visites sont souvent utilisées dans des réseaux comme les tiers-lieux pour promouvoir l'échange de bonnes pratiques.
Contexte de l'évènement à Arles
Après la première rencontre nationale « Faire Tiers-Lieux » en 2022, des événements régionaux s'organisent pour explorer des enjeux locaux, renforcer les coopérations, et sensibiliser les acteurs publics.
En novembre 2023, la Région Sud accueille une seconde édition organisée par Sud Tiers-lieux, incluant une proposition d'organisation de visites apprenantes à Arles, guidées par les animateur.ice.s des tiers-lieux, avec le soutien du réseau régional et des institutions publiques locales. Ces visites visent à connecter les élus, agents publics et acteurs professionnels au sein des tiers-lieux arlésiens, labellisés « Fabriques de territoire ».
Les organisateur·ice·s
Les tiers-lieux arlésiens, labellisés « Fabriques de territoires »:
Les lieux
La Fabrique Initiative Pays d'Arles, POP, Parade, La Verrerie, Dans la Cuisine à Griffeuille et l'Archipel, et le projet commun la Vaissellerie animé par Convivencia.
Déroulé de l'organisation de l'évènement
- Mettre en place une dynamique de collaboration avec des outils partagés
- avoir un espace cloud et code accès aux TL organisateurs
- avoir un canal réactif (Signal, Telegram, sinon au pire du pire Whatsapp)
Activités
6 mois avant
- Réaliser un budget prévisionnel
- Aller chercher des financements complémentaires auprès du réseau régional de Tiers-lieux impliqué, auprès de votre commune et communauté d'agglomération, auprès d'autres partenaires potentiels identifiés.
3 mois avant
- Poser une date bien en avance auprès des TL, si possible le vendredi en amont du weekend, pour avoir le plus de monde possible
- Réaliser un support visuel (bandeau horizontal) pour le "save the date"
2 mois avant
- "Save the date" : rédiger une invitation avec un bandeau mail auprès des participants (élus, institutionnels, médias, porteurs de projets) à une distance de +/- 50 km du territoire.
- Mettre en place un tableau rétroplanning, lister les tâches
- Organiser une réunion pour se répartir les tâches, et les dates de production et les liens de documents pour le retrouver sur le cloud.
- Réaliser les devis: accueil café, déjeuner, transport commun (bus)
- Réaliser le parcours avec les adresses et horaires
- Réaliser le formulaire d'inscription (sur framaform) dont voici le modèle à cloner
- Réaliser le formulaire du questionnaire bilan dont voici le modèle à cloner
Com
- Réaliser le bandeau horizontal, voici des exemples: bandeau 2023, bandeau 2024
- Rédiger le communiqué de presse, voici des exemples : communiqué de presse 2023, communiqué de presse 2024
- Réaliser l'affiche, voici des exemples: affiche 2023 , affiche 2024
- Réaliser un dossier technique sur chaque lieu qui serait mis à dispo lors de la visite, exemples du dossier technique 2023, dossier technique 2024
- Réaliser un dossier contact presse avec tous les emails des journalistes, radios, magazines, chargé.e.s de com locaux
Un mois avant
- Réaliser un document programme avec bandeau visuel, programme de la journée, et QR Code questionnaire de bilan. exemple du document imprimé qui est restitué lors de l'accueil des participants: document accueil 2023
- Réaliser un programme déroulé avec horaires précises pour arriver et quitter chaque lieu à envoyer à la société de bus + contact tel organisateur
Quelques jours avant
Faire un point avec les organisateur.ice.s sur le déroulé, le rôle de chacun, distribuer les affiches, et autres documents (dossier technique, dossier de presse)
Jour J
- mettre en place un espace accueil et émargement
- distribuer les plaquettes d'informations, et le document d'accueil
- réaliser une animation pour apprendre à se connaître
- faire pitcher chaque tiers-lieux en 30 min max
Bilan
bilan de l'action visite apprenante 2023
