La Plume a Loup/Comptabilite
Éléments financiers
Bilans et comptes de résultat 2023
Rapport d'activité 2023
PV 2024
Documentation de la gestion comptable
1/ Process compta
Le parcours pour accéder à Dokos
- Se créer 1 compte sur cette page : https://laplumealoup.dokos.cloud/
- Attendre qu'un ADMIN nous donne les droits (en jv 2026, Simon ou Kat)
- Cliquer sur son icône (sa photo) et choisir " PASSER AU BUREAU"
- Assurez-vous, dans la liste à gauche, d'être sur l'onglet ACCUEIL
- Dans vos raccourcis, vous avez tout ce dont vous avez besoin ! (💡TIPS : sur DOKOS, le plus simple quand vous cherchez qqch est de passer par le moteur de recherche)
2/ Comment se passe 1 réunion compta ?
On s'accueille, on se dit bonjour et on se souhaite du bien !! ;-)
- Commencer par le rapprochement bancaire : en effet, il va permettre de traiter toutes les factures payées par CB
- Prendre la bannette PAPIER et on vérifie que toutes les factures sont envoyées EN PDF par mail à comptabilite@laplumealoup.fr
- Ouvrir la caisse et vérifier également si il y a des factures non envoyées par mail. Les scanner EN PDF et les envoyer
- Classer par mois TOUTES les factures envoyées par mail dans la pochette à feuilles plastifiées du même nom, rangée dans la yourte dans l'étagère compta blanche
- Ecrire la liste des "doutes" ! C'est-à-dire si ya des questions sur des factures payées, remboursées ou pas, à qui comment.. Sur 1 feuille de transmission que l'on laisse dans la bannette papier
- Aller sur DOKOS dans "Facture d'achat en attente" et transformer TOUTES les pièces envoyées en factures d'achat
Comment faire 1 rapprochement bancaire ?
Sur la page d'accueil de Dokos, sélectionnez le raccourci "rapprochement bancaire". Choisissez le compte principal "Crédit Mutuel". Définir votre période de recherche. Dans la liste à gauche, cliquez sur la dépense que vous souhaitez rapprocher. Dans la liste à droite, cliquez sur les factures correspondantes. Ensuite, EN HAUT, cliquez sur le bouton vert "RAPPROCHER".
Comment traiter les factures envoyées par mail à comptabilite@laplumealoup.fr ?
Elle arrive toutes dans la bannettes (mais ça, on s'en fout). Nous on va sur : "Facture d'achat en attente" - raccourci sur la page d'accueil -, sinon, on les cherche dans le moteur de recherche. Nous allons traiter toutes celles "EN ATTENTE". On peut même mette 1 filtre sur statut.
Ouvrir les factures une à une. Vérifier fournisseur, date,... à gauche. Descendre et dans le tableau [articles] , et cliquer sur le bouton [Ajouter une ligne]. Remplir les cases article, le prix exact qu'il y a sur la facture, idéalement mettre le bon compte et le bon projet. Puis cliquer sur [enregistrer] en bas à droite ; toujours en bas à droite, cliquez sur [créer 1 facture d'achat] puis sur [créer et valider]. La facture est maintenant complétée et passe dans Facture d'achat. Il faudra ensuite vérifier de comment elles ont été payés : en espèce (et alors, , par CB (regarder dans le rapprochement bancaire)
Comment gérer les petits remboursements rapidement ?
Exemple : j'achète pour 15 euros de croissants pour un chantier. Je demande un ticket à la boulangerie. ATTENTION ! PAS DE RATURE SUR LES TICKETS ! 1 ticket entier pour La Plume, pas partiel.
sur le ticket, j'écris en haut mon prénom et "remboursé en espèce". Une fois à la Plume, j'ouvre Tibillet. Je choisis la section "se rembourser" / caisse, et je rentre dans la machine le montant exact. Ensuite, je mets mon ticket dans la caisse et je prends la somme correspondante (si besoin, je demande à un membre de l’asso plus aguerri).
3/ LEXIQUE
- Facture d’achat = ce qu’on achète
- Facture de vente = ce qu’on vend. Lorsque les clients passent par la boutique, la facture de vente est générée automatiquement.
- Compte = ⚠️ Chaque facture doit être reliée à un compte qui correspond à un type de dépense de l’association (un numéro par exemple 70602 = auberge participative). Il faut s’assurer, pour chaque facture, qu’elle soit reliée à un compte. Le compte décrit précisément un type de facture
- Centre de coûts = ⚠️ Chaque facture doit être associée à un centre de coûts. Définition ?
- Projet = ⚠️ Chaque facture peut être associée à un projet
- Pourquoi ?
- Pour valoriser certaines factures dans un projet.
- Par exemple, une facture de communication peut être reliée au projet “Auberge” afin de sectoriser par projet la comptabilité.)
- Pourquoi ?
- Bilan = prend en compte tout le patrimoine
- Compte de résultat = instantané du moment (entrées / sorties du le compte)
Bilan par soirée
Avec Dokos, un bilan par soirée (ou par action) peut être généré. Il permet de constater la rentabilité et permet ainsi de réfléchir aux marges, etc. Il sera automatiquement généré et envoyé sur [[1]]. Proposition de générer ce bilan au cercle animation pour chaque événement.
Accéder au compte de résultat
Onglet Finance > Comptabilité > Compte de résultat
Savoir quel est le détail d’une catégorie de dépense sur une année
- Onglet finance > Comptabilité > Grand Livre Remettre la bonne année
- Sélectionner le compte concerné
Saisie comptable
Il est possible de connecter le compte de la banque de la Plume à Dokos. Aller dans “rapprochement bancaire”.
- Modèle d'attestation en cas de perte de ticket de frais
- Les mail de comptabilite@laplumealoup.fr sont envoyés en ticket : https://laplumealoup.dokos.cloud/app/issue
- Virement de compte à compte : Ecriture de paiement
- Enregistrement du don (exemple de la part de la banque)
- Ecriture de journal. "J'ai pu recevoir sur mon compte de l'argent (débit du compte banque, au 5122) grâce au don de ma banque sur la cotisation (crédit du compte "don", au 7541)
- Comprendre le crédit et débit https://comprendrelacompta.com/debit-credit/
- Puis écriture de paiement du client vers le compte bancaire de l'association. Et rechercher une référence de paiement en ajoutant l'écriture de journal précédente
- Pour STRIPE
- Copier une écriture de paiement stripe puis relier la facture et ajouter une perte avec le compte 6278 dans la partie Déductions et perte pour les frais. Le montant payé est le montant viré par Sumup
