La Coroutine / Recevoir, répondre aux emails

De Movilab.org

Les coworkers réguliers qui voudraient prendre la responsabilité de recevoir les emails adressés à la Coroutine trouveront ici comment techniquement les recevoir sur leur boite email personnelle et comment y répondre en tant contact@lacoroutine.org.

Qui envoie des emails à la coroutine ?

Les gens qui envoient des emails à la Coroutine (contact@lacoroutine.org) le font généralement depuis le formulaire de contact présent sur le site internet de la Coroutine, où alors il trouve l'adresse email de la Coroutine sur la fiche Coroutine qui s'affiche dans les pages de recherche des moteurs de recherche. La plupart des messages sont à propose de la location de la salle de réunion, ou à propos de la visite du coworking, ou pour demander une réservation. C'est aussi à cette adresse qu'on reçoit les factures comme par exemple celles de notre femme de ménage.

Recevoir les emails de adressés à la Coroutine sur sa boite personnelle

On remarque que la coroutine possède une adresse email qui finit par @lacoroutine.org et pas @gmail.com ou autre chose. C'est plutôt cool et bien "professionnel". On a pu faire ça car nous avons acheté le nom de domaine lacoroutine.org chez ce qu'on appelle "un registrar", c'est à dire une entreprise qui vend des noms de domaine. Quand on achète un nom de domaine le registrar fourni aussi toujours une boite email à la l'adresse nom-choisit@lacoroutine.org. Pour recevoir les emails de "contact" sur sa boite email il faut donc configurer ça chez notre registrar qui s'appelle Gandi. Voilà les étapes à suivre :

  • Se loguer sur le compte Gandi de la Coroutine. https://admin.gandi.net/ Actuellement seuls quelques personnes en possèdent les accès. Voir la page qui a les accès et les codes de quoi ?.
  • Une fois logué on clique sur nom de domaine > lacoroutine.org > Boites & redirections Mail > Redirections À cette endroit on voit la liste de toutes les adresses qui se terminent par @lacoroutine.org. il y a bien sûr contact@lacoroutine.org, mais on voit aussi par exemple tech@lacoroutine.org ou tresorier@lacoroutine.org
  • Dans la ligne "contact@" on clique sur le bouton modifier en forme de crayon.
  • On ajoute l'adresse email à laquelle on veut recevoir les email envoyés à contact@lacoroutine.org
  • Et voilà ! Vous allez maintenant revoir les emails adressés à contact@lacoroutine.org.

Répondre depuis son adresse personnelle en tant contact@lacoroutine.org

Attention, si vous répondez à un email adressé à contact@lacoroutine.org depuis votre boite email personnelle la personne qui recevra votre réponse verra qu'elle est envoyé depuis votre adresse. Si il y a un échange de réponse, sa réponse sera adressée à vous personnellement et donc pas à contact@lacoroutine.org. La conséquence c'est d'abord que ça ne fait "pas très pro", ensuite c'est que les autres personnes qui reçoivent les emails de contact ne pourront pas suivre votre conversation. Il se peut que plusieurs personnes répondent en doublon pour rien.

BREF ! Il faut paramétrer "le bouzin" de façon à ce que vous puissiez répondre en tant que contact@lacoroutine.org.

Depuis une adresse GMAIL on fait comme ça :

  • On va dans les paramètres de sa boite Gmail. Pour ça on clique depuis gmail dans son navigateur (sur ordinateur ) sur le bouton en forme de roue dentée. Il se trouve en haut à droite. On clique sur "afficher tous les paramètres" puis sur "comptes et importations".
  • Dans la partie "Envoyer des e-mails en tant que :" on clique sur "Ajouter une autre adresse e-mail"
  • Une popup jaune s'ouvre. Dans le champ nom, on met son nom et son prénom. dans le champ adresse email on met contact@lacoroutine.org. On coche la case traiter comme un alias. On fait suivant
  • La fenêtre popup change de page.
  • Dans les champs on met : | serveur SMTP : mail.gandi.net | port : 587 | nom d'utilisateur : contact@lacoroutine.org | cocher : Connexion sécurisée TLS | Mot de passe : c'est celui qui a été définit à l'origine dans Gandi à https://admin.gandi.net/ > noms de domaine > lacoroutine.org > boites & redirections Mail > contact@lacoroutine.org > changer le mot de passe. C'est aussi le mot de passe qui permet de se connecter sur https://webmail.gandi.net/roundcube (Ce webmail ne sert à rien, il ne reçoit pas d'email bizarrement). Pour obtenir ce mot de passe  : Voir la page qui a les accès et les codes de quoi ?
  • Et voilà ! Normalement c'est bon

Si malheureusement ça ne marche pas et qu'un message rouge apparait :

  • si ce message dit "en gros" que les mots de passes ne sont peut être pas les bons et qu'il faut contacter un administrateur. C'est surement que la personne que vous avez contacté vous a donné un mauvais mot de passe. Dans ce cas cette personne à normalement les accès pour régler le problème en réinitialisant le mot de passe ici https://admin.gandi.net/ > noms de domaine > lacoroutine.org > boites & redirections Mail > contact@lacoroutine.org > changer le mot de passe. Attention, en réinitialisant le mot de passe, toutes les personnes qui pouvaient jusqu'à présent répondre en tant que contact@lacoroutine.org ne pourront plus le faire. Il ne faut donc pas le faire sans les contacter toutes en leur donnant le nouveau mot de passe. Et bien sûr il faudra ranger ce nouveau en sécurité et modifier qui a les accès et les codes de quoi ?
  • Si ce message rouge dit  : Échec de l'authentification. Veuillez vérifier votre nom d'utilisateur/mot de passe. Afficher les informations sur l'erreur. Essayez de trouver affichez l'erreur et de cliquer dessus. Vous verres probablement ceci : Le serveur a renvoyé une erreur: "535 5.7.8 Error: authentication failed: , code: 535". Je crois que j'avais réglé ce problème en utilisant une des procédures de dépannage décrite dans ce tuto de google . il me semble que j'avais autorisé les applications moins sécurisées cf: ce tuto de google ou alors je me rappelle vaguement avoir suivi ce lien https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha