Coordonner un projet régional financé par des divers financeurs et avec plusieurs partenaires
Cette page a pour objectif de documenter le rôle de coordinateur de projet dans un environnement complexe.
Il s'agit aussi de détailler la méthodologie afin de pouvoir aider d'autres à se lancer.
1. Introduction et Contexte[modifier | modifier le wikicode]
Le poste de coordinateur de projet au sein de la Compagnie des Tiers-Lieu a été créé pour garantir la réussite du projet 2024 - 2026 déposé par la Compagnie des Tiers-Lieux auprès de l'Europe (via la Région) et de ses autres financeurs (MEL, Banque des Territoires au moment de cette documentation).
Le projet regroupe 14 partenaires différents autour du projet suivant : "Une nouvelle manière d’entreprendre dans les Tiers-Lieux en Hauts de France".
2. Les objectifs[modifier | modifier le wikicode]
L'objectif principal est de pouvoir assurer le bon déroulé du projet régional, atteindre les objectifs que chaque axe du projet s'est fixé (au mieux), ou tout du moins tendre au maximum vers la réussite de ses objectifs.
3. La méthodologie[modifier | modifier le wikicode]
La méthodologie employée est la suivante :
- Préciser les budgets de chaque axe (chantiers et cercles)
- Demander à chacun une feuille de route avec leurs objectifs
- Établir avec les personnes concernées un planning sur les 2 ans (durée du projet) afin de positionner des dates de suivi en fonction des actions à mener
- Établir un lisiting d'indicateurs pour suivre le projet : documentation, dépenses, accomplissement de la feuille de route
- Prévoir des rendez-vous régulier avec les soucieux, quitte à les décaler par la suite.
Edit : la question du degré d'exigence revient souvent. Jusqu'où pousser un collectif ? Le projet de la Compagnie dure 2 ans, est ce qu'un an d'interconnaissance, ce n'est pas beaucoup ? Je pense qu'il est temps de parler de projets plutôt que de cercles thématiques. Les projets permettent l'interconnaissance.
Sur 2025, il serait intéressant de tourner les energies vers des projets, plus ou moins importants (peu importe), pour mettre la machine à projets en route (et les cercles en marche)...
Edit : la documentation comme KPI, pour le moment, cela ne fonctionne pas. Il y a beaucoup de temps d'interconnaissances. Cela montre que les personnes d'un même cercle se voient (ce qui est déjà pas mal !) mais ils ne travaillent pas. Travailler, ce n'est pas faire des réunions. Ce pourquoi, encore une fois, je préfère parler de projets. Cela met en mouvement.
4. Les points d'étapes : les moments où tous les axes convergent[modifier | modifier le wikicode]
- Les revues de chantier : Moments de présentation des avancements du cercle ou du chantier, échanges avec l’auditoire sur les réussites, les points de blocage, et les besoins de partage avec d'autres cercles ou d'autres chantiers de la Compagnie Les revues de chantiers sont toujours des moments intéressants pour les soucieux qui jouent vraiment le jeu de la prise de recul. Cela permet de faire un "point" sur son travail et ses activités. 2 formats ont été testé :
- Une revue de chantier devant toute la coordo de la compagnie (Septembre 2024). Ce fut très long, et très contraignant pour toutes et tous. Par contre, pour les personnes qui reçoivent l'information, c'est parfois moins intéressant. Surtout si l'on est en grand nombre. L'attention se "dilue". Les personnes se sentent moins concernées, surtout après 4 revues de chantier dans le mois... Le travail revient vite à la charge et on a mieux à faire.
- Pour palier à cela, nous avons expérimenté les revue de chantiers qu'avec 2 auditeurs, de préférences des soucieux d'autres axes. Exemple : le soucieux du cercle territorial X présente sa revue de chantier aux soucieux de la Com' et de la Professionnalisation. Le bénéfice est double : d'un côté, c'est un moment privilégié pour le soucieux qui présente, car son auditoire est focus sur sa présentation, et les 2 personnes qui écoutent peuvent poser des questions plus précises avec le prisme de leurs activités. A refaire selon moi !
- A tester dans les prochaines revues : la possibilité de garder les mêmes trinômes, afin d'avoir un historique et un suivi de l'état d'avancement des projets.
- Les évènements de rassemblement des acteurs du projet : moment d'initiation de coopération avec l'ensemble des acteurs du projet (financeurs, institutionnels, contributeurs, TL).
- Se pose la question de créer des rituels pour montrer ce que l'on fait et échanger des informations. Dans l'objectif de faire converger davantage les energies et les initiatives, et également proposer des opportunités aux cercles. Cela donnera du rythme. Si la coopération prend, ces rendez-vous seront utiles et efficaces. Je vais tester en Mars. Un rendez-vous mensuel sur 3 mois, afin de se voir avancer.
5. Et si on documentait...[modifier | modifier le wikicode]
Vu que l'on peut considérer que le temps d'interconnaissance est terminé, et que l'on va parler de projets maintenant, il peut être intéressant de tous embarquer sur la documentation. A l'instar de ce qui est fait ici, chacun pourrait poser ses choix de méthodo ou ses décisions de telle manière à :
- écrire ce que l'on veut faire et comment
- les moyens que l'on souhaite mobiliser
Se pose la question de la trame de documentation, pour aider les soucieux à embarquer dans la documentation. Je ne pense pas qu'une documentation doit être standardisée, mais dans le cas où il faut bien commencé par quelque chose (e éviter le syndrome de la page blanche !).
Bref, y a du taff pour les prochains mois !
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