Logiciel de gestion et reservation pour tiers lieux

De Movilab.org
(Redirigé depuis Système de réservation d'espace (basé sur Erpnext))
  • Description en une ligne :

Outil open source de réservation de salle et espace de coworking pour tiers-lieux.

  • Description : Logiciel open-source de gestion de tiers-lieux basé sur l'ERP Dokos (Fork d'ErpNext) : https://dokos.io

Le logiciel permet de la réservation de salle, d'espace de coworking et de machines selon un agenda.

Il intègre les fonctions de gestion comptable, de facturation, de devis mais peut aussi servir de boutique en ligne et de site internet pour le tiers-lieux.

Il permet le paiement en ligne, l'envoi automatique de factures et abonnement. avec des accès possible par API pour des applications externes (badges, etc...)

Des développement sont en cours pour améliorer son usage auprès des différents tiers-lieux ainsi que la production d'une documentation.

Espace de discussion pour échanger sur le forum : https://forum.tiers-lieux.org/t/echanges-sur-erpnext-dokos-erp-open-source-adapte-pour-gerer-des-tiers-lieux/224  

  • Usage fourni Système de réservation de salle de réunion et de coworking

                   

       

Image :

Reservation.png



Autres informations :

Liste des Acteurs qui utilisent ou souhaitent utiliser ce Commun Logiciel de gestion et reservation pour tiers lieux : aucun pour le moment


Soutiens

  • Co-financeurs de la première évolution
    • Opteos 600
    • WIP 500
    • Cofabrik : 800
    • ANIS : 500
    • Hopnwork : 500
    • Réactif Activités : 600
  • TOTAL : 4500
  • Dépenses :
    • 3600 : Développeur d'ErpNext
    • Infogérance : 400
    • Suivi du projet : 500
  • Financeur de la seconde version
    • Le WIP
  • Soutien de la compagnie des tiers lieux pour l'hébergement et la formation des lieux en métropole Lillois

ERPNEXT

En plus de permettre la boutique en ligne avec paiement stripe ou autre, Erpnext est aussi une application permettant de gérer la comptabilité, la facturation, les devis, la gestion des membres, etc.... Bref, c'est un ERP avec beaucoup de fonctions activables avec une forte communauté de développeurs, un langage et un code moderne et adaptable sans trop de contrainte, des mises à jour simples et une approche de développement plus libre que chez Odoo.

Le besoin

Les tiers lieux ont besoin de mettre en place un outil permettant de réserver des salles de co-working via une interface en ligne.

Par exemple, aujourd'hui, à La Coroutine, une boutique en ligne permet d'acheter des heures dans des salles de réunion, mais ne permet pas de réserver son créneau en même temps.

Il faut donc que le nouveau système permette à la fois la réservation d'un créneau spécifique, dans l'une des salles disponible, et le règlement du montant correspondant.

FAQ

Quelle est la difficulté de la gestion de cet outil pour des « non-informaticiens », mais des utilisateurs un peu avertis

Je pense qu'une fois pris le pli, elle est assez appropriable. On pense à faire une démo.

L’administration de l’outil est bien gérable à distance ?

Oui, tout est en ligne. En fait Erpnext fait beaucoup de choses déjà en tant qu'ERP (paiement en ligne, comptabilité, facturation, devis, base de données usagers, etc...)

Erpnext inclue le paiement en ligne avec Stripe, paypal etc directement après la commande. Un lien peut aussi être envoyé ensuite par mail avec le lien direct vers le paiement en ligne. On peut aussi ajouter d'autres moyens de paiements.

Hébergement

On propose un hébergement de l'application en mutualisant là aussi les coûts. Au choix :

  • Tarifs contributif (fourchette entre 10 et 20 € / mois) Mais peu de service. Des ateliers d'échanges de pratiques si les gens les organisent entre eux. Si la compagnie des tiers lieux a des subventions pour cela, on pourra déployer du service pour tous.
  • Cofinancement via cobudget des futurs développements comme pour cette première étape
  • Avec des prestataires extérieur (rien encore de formalisé de ce coté)
    • Hébergement avec une qualité de service supérieure au sens où on a le droit à du dépannage avec une plus forte disponibilité avec par exemple pénalités si c'est pas assuré (là où l'association ne contractualise pas ).
    • Et des prestations de service autour de l'application avec formation, accompagnement à la mise en place, etc...

Piste de réflexion : Les prestataires ont une sorte d'agrément par l'association pour certaines activités économiques (par exemple l'amélioration de la qualité de service) car ils ont besoin pour cela d'accès privilégiés à l'hébergement commun (alors que la formation tout le monde peut la faire). Mais ils reversent une partie de leurs CA en contribution à l'association. Cet agrément leur permet aussi d'accéder à des communs partagés entre prestataires (par exemple des réponses à appel d'offre, leurs base de clients, etc... le genre de choses qui n'intéresse pas les lieux mais qui intéresse des gens qui sont dans la posture de prestataire de services).

Quid d’éventuelles mises à jour ?

Ce coût va comprendre la mise à jour de l'application.

Après on aura sans doute d'autres fonctionnalités à cofinancer pour que ça s'adapte à 100% à nos usages (par exemple, on aimerait améliorer le système de rapprochement bancaire). Quand on sera 20 ou 30 lieux dessus, ce sera beaucoup plus léger à assumer (là on est que 6 à cofinancer pour cette grande première :-))

Veille

Comparatif des solutions pour les tiers lieux

Outil utilisé par la verrière : Php et mysql : reservation.coworking-laverriere.fr Outil de facturation basé sur dolibarr reservation.coworking-laverriere.fr

Possible de fournir le code

Fonctionnement de l'outil de réservation de Mutualab  A mutualab, ils utilisent google agenda et l'api busy qui permet de récupérer les période libre sur un calendrier

Une fois récupéré, ils scindent la journée en plage horaires et suppriment les plage déjà réservée

La réservation est manuelle (volonté des admins) du coup ça ne fait que poster un message sur slack

A priori, toute la logique se trouve dans le script booking form Voilà le fichier js :https://github.com/Mutualab/mutualab.org/blob/c30dfe509a17fed57e5f79a5a80b3554be7f0284/src/ng/booking-form.jshttps://github.com/Mutualab/mutualab.org

Si besoin d'un accès au github de la coroutine, dites moi. Avec Cécile, on connait bien. Le site est hébergé par github et est en jekyll

- Solution en pévele Carembault basée sur cyber gestionnaire http://gestionepn.pevelecarembault.fr/ (test / test)

Voir comparatif des outils pour les tiers-lleux

Resources déjà existantes :

https://github.com/la-coroutine/odoo-lacoroutine-workflow

  • Système de gestion de présence de mutualab : https://github.com/Mutualab/simpleticket2
  • Outil propre à la verrière : Voir document
  • Erpnext en cours de mise en place à la cofabrik. Plus libre et simple qu'odoo. Notes générale : Le gros intéret d'erpnext c'est qu'il est customizable sans connaissance web (on clique, comme dans l'esprit Access pour faire des nouveaux documents).

Idée retenue pour l'instant : Erpnext pour tout ce qui est backend de gestion/compta/... et un front comme fabmanager qui balance les factures & co à erpnext (réalisé en exemple sur la boutique en ligne du singe savant (https://github.com/singesavant/salesmonkey) et ça marche très bien. Fabmanager sait aussi faire une facturation légère. Mais pas de compta.

Concernant les rapprochements erpnext sait le faire mais il faut implémenter le backend pour une banque donnée (Le singe savant compte coder cela pour le crédit coop)